Automatisches Reporting mit Google Sheets: Beispiel und Schablone12 min Lesezeit

Michaela Linhart Leave a Comment

Sicherlich gibt es den einen oder anderen da draußen, der so wie ich – noch nicht ganz auf Google Data Studio umgestiegen ist, sondern zahlreiche Reports und Dashboards immer noch mit Excel oder Google Sheets macht. Du auch? Dann habe ich da was für dich!

Google Sheets vs. Google Data Studio

Google Data Studio ist toll: Keine Frage! Es ist ein mega cooles Tool, dass ich früher oder später auf jeden Fall allumfassend einsetzen werde.

Tipp: Für den perfekten Einstieg in Data Studio empfehle ich dir das Data Studio Handbuch von Sascha Kertzel und Sina Mylluks.

ABER: Bis ich alle meine Google Analytics Reports auf Data Studio migriert habe, müssen sie trotzdem täglich, wöchentlich oder monatlich raus. Und dafür verwende ich Google Sheets in Kombination mit dem  Google Analytics Sheets Add On:

Das schöne: Die beiden Tools schließen sich NICHT gegenseitig aus!

Optisch ansprechende, schicke Dashboards lassen sich mit Data Studio viel, viel besser und einfacher bauen als in Google Sheets. Dafür lassen sich komplexe Berechnungen und Analysen (immer noch) einfacher in Sheets durchführen.

Hinweis: Solltest du Excel verwenden, um deine Google Analytics Daten zu analysieren, empfehle ich dir hier und jetzt auf Google Sheets umzusteigen. Damit kannst du deine Google Analytics Daten nämlich direkt über die Core Reporting API abfragen und musst nicht über mühsame File Exports, etc. gehen.

Google Sheets Dashboard: Ein Beispiel

Mit Google Sheets und dem Google Analytics Sheet Add-On lassen sich jede Menge geniale Reports und Dashboards bauen: Mit eigenen

  • Designs,
  • Logos und Bilder,
  • Verknüpfungen zu anderen Sheets-Datenquellen und
  • Automatisierung.

Und weil ich ein riesengroßer Fan von Reporting in Google Sheets bin, möchte ich dir im Folgenden eines meiner Dashboards vorstellen.

Das hier ist bspw. mein wöchentliches Ecommerce Dashboard, dass ich für das Bioweingut Arkadenhof Hausdorf in Google Sheets gebastelt habe:

Screenshot: Wöchentlicher Ecommerce Report mit Daten aus Google Analytics

Das Dashboard kurz erklärt:

Die ersten vier Metriken (mit schwarzem Hintergrund) sind die KPIs, d.h. die wichtigsten Kennzahlen für das Bioweingut der letzten Woche – im Vergleich zur Vorwoche:

  • Anzahl der Website Besucher
  • Conversion Rate
  • Anzahl der Transaktionen und
  • Umsatz

Darunter siehst du ein Trend-Chart der Conversionrate im Monatsverlauf – ab 2014 bis heute.

In der Tabelle befinden sich zusätzliche, wichtige Ecommerce Daten: Details – aufgeteilt pro Land, in welche das Bioweingut seinen Bio Wein online vertreibt.

  • Anzahl der Website Besucher
  • Conversion Rate
  • Add to Cart Rate
  • Durchschnittliche Warenkorbwert
  • Anzahl der Transaktionen und
  • Umsatz

Und darunter gibt es noch einen Überblick über die Top 5 verkauften Produkte sowie ein Feld, in dass Anmerkungen eingefügt werden können.

Das Dashboard gibt es noch in zwei weiteren Ausführungen:

3 fix fertige Ecommerce-Report Templates

So verschicke ich ein ähnliches Dashboard mit ein paar mehr Details auch MONATLICH an das Bioweingut.

Tipp: Ein monatlicher Report ist das absolute Must-Have um den Überblick im Onlineshop zu behalten.

Für einen anderen Kunden, der seine Produkte weltweit verschickt habe ich das Dashboard verkürzt und rufe die wichtigsten Kennzahlen aus Google Analytics TÄGLICH ab:

  • Anzahl der Website Besucher
  • Conversion Rate
  • Trendlinie sowie
  • Kennzahlen pro Land

Besonders spannend ist hier die Detail-Tabelle, weil statt 2 Ländern 20 Länder angeführt sind: So erhält man gleichzeitig einen Überblick ob alles korrekt läuft oder es z.B. in Schweden gerade ein technisches Problem gibt, weil keine Daten einlaufen.

Das GA Sheets Addon in 6 einfachen Schritten

Die Report-Daten stammen direkt aus Google Analytics und werden über die Core Reporting API abgefragt. Dazu stellt Google ein Addon für Google Sheets zur Verfügung: Dass Google Analytics Sheet Addon.

Die Datenabfrage funktioniert super, super einfach – in nur 6 Schritten:

Addon installieren

Zuerst musst das kostenlose Addon über den GSuite Marketplace installiert werden:

Screenshot: Google Analytics Addon in GSuite Marketplace

Es ist nun in Google Sheets im Menü unter Add Ons –> Google Analytics verfügbar.

Addon starten + 1. Abfrage

Erstelle ein neues Google Sheets oder öffne ein bestehendes, dass du bearbeiten möchtest.

Starte das Addon für die 1. Datenabfrage indem du im Sheets Menü Add Ons –> Google Analytics –> Create new report auswählst:

Screenshot: Google Analytics Sheets Addon – Create new report

Ein Fenster öffnet sich auf der rechten Seite – die Abfrage-Konfiguration:

Screenshot: Google Analytics Sheets Addon – Abfrage Configuration

Eine Abfrage ist immer gleich aufgebaut: Sie benötigt

  1. einen eindeutigen Namen.
  2. die Google Analytics Datenansicht.
  3. die abzufragenden Daten: die Google Analytics Dimensionen und Metriken.

Wähle hier irgendetwas aus z.B.

  • Report Name: 1. Report
  • Datenansicht: deine gewünschte Google Analytics Datenansicht. Diese findest du im Admin Interface von Google Analytics auf Datenansichts Ebene unter Einstellungen der Datenansicht –> ID der Datenansicht.
  • Metrik: Sitzungen / Sessions
  • Dimension: Monat / Month of the year

Hinweis: Es ist egal was du hier auswählst. Ich zeige dir nämlich gleich den schöneren Weg der Datenabfrage.

Klicke nun auf „Create Report“.

Ein neues Sheet „Reporting Configuration“ wird nun generiert:

Screenshot: Google Analytics Addon – Reporting Configuration

Dieses ist wichtig, damit alle weiteren Abfragen erstellt werden können.

Das „Report Configuration“ Sheet ist die Grundlage zur Datenabfrage.

Weitere Datenabfragen

Weitere Datenabfragen können nun ebenfalls über die „Create new report“-Oberfläche (siehe 1. Abfrage) erstellt werden.

Schneller und einfacher geht es aber, diese direkt in das Report Configuration Sheet einzutragen:

Google Analytics Spreadsheet Add On Datenabfrage

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Add On Datenabfrage

Tipp: Welche Dimensionen und Metriken zur Verfügung stehen und wie sie genau heißen, erfährst du im Google Analytics Dimension & Metric Explorer. Hier sind ALLE Dimensionen und Metriken inklusive ausführlicher Beschreibung gelistet.

Es ist meine hilfreichste und beste Quelle, die ich fast täglich verwende – nicht nur für Spreadsheet Abfragen, sondern auch als Nachschlagewerk für GA selbst.

Start- & End-Datum

Gib ein Start- und End-Datum an, wenn du z.B. eine bestimmte Woche oder Monat analysieren möchtest.

Du kannst auch „Last N Days“ ausfüllen wenn du z.B. immer die letzten 7 Tage reporten möchtest: Dieser Wert ist dynamischer als ein statisches Datum.

Tipp: Ich verwende für das dynamische Datum ein Time Config Sheet.

In meinem Time Config Sheet nutze ich die Google Sheet Formeln (Vergleichbar mit Excel Formeln) um mir das aktuelle Datum sowie die aktuelle Woche und Vorwoche dynamisch berechnen zu lassen:

Time Config zur automatischen Datenabfrage

Screenshot: Time Config zur automatischen Datenabfrage

Weitere Einstellungen

Optional gibt es auch die Einstellung deine Daten zu

  • sortieren,
  • filtern,
  • segmentieren sowie
  • das Sampling Level einzustellen.

Hinweis: Hier findest du alle weiteren Informationen dazu.

Fertig konfiguriert, können wir die Daten nun abfragen:

Run Reports

Im Menü unter Add Ons –> Google Analytics –> Run Reports startest du die Datenabfrage.

Für jede Spalte öffnet sich nun ein eigener Tab – befüllt mit den Daten aus GA:

Google Analytics Spreadsheet Plugin Step 4

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Plugin – KPI AT Daten

Hier siehst du bspw. die Daten für die Datenabfrage „KPIs AT“: Der Filter wurde auf „Austria“ eingestellt. Deswegen erhalte ich hier die Sitzungen, Transaktionen, Add-to-Carts und den Umsatz nur für Österreich.

Wichtig: In diesem Sheet solltest du keine Änderungen vornehmen, da es bei jeder Datenabfrage aktualisiert und Änderungen überschrieben werden.

Stattdessen kannst du die Daten nun weiter verarbeiten:

Daten weiter verarbeiten

Erstelle ein weiteres Sheet – ein extra Sheet, dass du z.B. „Dashboard“ nennst.

Hier kannst du dein optisch schön aufbereitetes Dashboard erstellen: So wie ich es bei meinem Ecommerce Report (siehe oben) gemacht habe.

Die Google Analytics Daten kannst du nun mittels Sheet-Verlinkung nutzen:

Screenshot: Sheet Verlinkungen in Google Sheets

Schedule Reports

Damit deine Daten nun regelmäßig, automatisch aktualisiert werden, rufe im Menü Addons –> Google Analytics –> Schedule reports auf:

Google Analytics Spreadsheet Plugin Step 6

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Addon – Schedule Reports

Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du einstellen kannst WANN deine Daten in Zukunft automatisch von Google Analytics abfragt und somit aktualisiert werden sollen:

Google Analytics Spreadsheet Plugin Step 7

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Addon – Schedule Reports GUI

Ich habe z.B. wöchentlich am Dienstag, zwischen 11 und 12 Uhr Mittag gewählt.

Zukünftig werden meine Google Analytics Daten automatisch wöchentlich abgefragt und aktualisiert – ohne das ich dafür zusätzlich etwas tun muss. ✅

Reports automatisch per Email versenden

Diesen Report möchte ich nun dem Bio Winzer Harald jede Woche automatisch per Email zu schicken.

Warum automatisch? Weil ich nicht jede Woche den Report herunterladen, als PDF konvertieren und per Email verschicken möchte.

Das frisst Zeit – mind. 15 Minuten pro Report: Und wenn du tägliche Reports versendest, dann kommst du eigentlich gar nicht mehr zum arbeiten…

Außerdem vergisst man die halbe Zeit seine Reports zu verschicken: Dann kommt er einmal montags, einmal donnerstags oder gar erst am Sonntag – das ist weder professionell noch optimal.

Deswegen habe ich ein Sheets Addon zum automatischen versenden von Spreadsheet Daten gebaut: 🥁

Schedule & Send Emails Addon

Mit dem “Schedule & Send Emails” Addon für Google Sheets kannst du planen (in Englisch: schedule) WANN deine Spreadsheet Files automatisch per Email verschickt werden.

So wie das Google Analytics Sheets Addon ist auch das Schedule & Send Emails Addon kostenlos im GSuite Marketplace verfügbar:

Screenshot: Schedule & Send Emails Addon in GSuite Marketplace

Und es bietet dir zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten:

  1. Export Settings: WELCHE Sheets exportiert werden sollen.
  2. Email Settings: An WEN die Sheets und Email veschickt wird.
  3. Schedule Settings: WANN die Emails verschickt werden.

Hinweis: >> Hier geht es zum Tutorial (DE).

Das wichtigste in Kürze: 

Du kannst auswählen in welchem Format du deine Reports verschicken möchtest z.B. PDF, Excel, ODS oder CSV.

Emails lassen sich an eine oder mehrere Personen verschicken sowie dynamisch anpassen: Bspw. kannst du das immer aktuelle Datum in den Betreff der Email schreiben oder die wichtigsten Metriken des Dashboards direkt in den Email-Body.

Es gibt zahlreiche Schedule-Einstellungen: So kannst du deine Emails stündlich, täglich, monatlich oder jährlich verschicken. Außerdem kannst du dir eine „Kopie“ des Reports in Google Drive speichern: Zu Dokumentationszwecken und zur Nachvollziehbarkeit.

Hinweis: Für Google Analytics Free User gilt eine Datenaktualität von 24h. Für vollständige Reports sollten diese immer erst einen Tag später verschickt werden z.B. Wochen-Reports frühestens am Dienstag.

Für Google Analytics 360 User garantiert Google eine Datenaktualität von 4h (wobei die Daten sogar schon alle 15 Minuten aktualisiert werden).

Alle weiteren Details sowie die Installations-Anleitung erhälst du hier.

Sheets Addon: Darum solltest du es ab heute jeden Tag nutzen

Automatisierung von immer wiederkehrenden Aufgaben hat jede Menge Vorteile.

Hier die wichtigsten im Überblick:

Es reduziert Arbeit: Vor allem immer die selbe Arbeit. Anstatt den Report also täglich / wöchentlich / monatlich zu aktualisieren, herunterzuladen und per Email an X Kunden, Kollegen oder den Chef zu schicken, braucht du das mittels Addon nur einmal zu konfigurieren. ✅

Es reduziert Overhead: Ein Spreadsheet zu öffnen, es zu aktualisieren, als PDF zu speichern und an die gewünschten Personen zu senden ist definitiv overhead. Denn es hindert dich daran deine eigentliche Arbeit zu tun. Mit dem Addon kannst du deinen Overhead deutlich reduzieren. ✅

Zeit einsparen: Somit hast du auch wieder mehr Zeit für deine eigentliche Arbeit und spannendere Tätigkeiten. ✅

Fehler reduzieren:Das ist vor allem für mich ein wichtiger Punkt! Denn mit dem Addon vergisst du nie wieder deine Reports zu versenden. Egal ob aufgrund eines stressigen Arbeitstags, eines Feiertags, eines Krankenstands… ✅

Hinweis: Das Schedule & Send Email Add-On funktioniert in Kombination mit dem Google Analytics Spreadsheet Add-On am Besten. Damit die Google Analytics Daten regelmäßig aktualisiert werden, müssen diese mit dem “Schedule Report” Feature von GA aktiviert werden. Im Anschluss versendet mein Plugin immer aktuelle Daten.

Call to Action

Deswegen starte gleich los – am besten mit meinen Google Sheets Ecommerce-Report Vorlagen:

  • Professionell gestaltete und einfach zu bearbeitende Templates mit denen du deine Arbeit schneller und intelligenter erledigst.
  • Schablone für tägliches, wöchentliches und monatliches Ecommerce Reporting.
  • + Schritt für Schritt Anleitung
  • + Insider Tipps & Tricks für eine noch einfachere Nutzung

💡 Happy Reporting,

Deine Michaela