TUTORIAL GOOGLE SHEETS ADDON: Plane und versende Reports automatisiert per Email37 min Lesezeit

Michaela Linhart 32 Comments

Plane und versende deine Google Sheets Daten regelmäßig und völlig automatisch per Email an deine Kunden, Kollegen und Chefs. Verschicke die Sheets Daten als PDF, XLS, ODS oder CSV File. Speicher eine Kopie des Exports optional auch in Google Drive. 

In diesem Tutorial erkläre ich dir im Detail wie das Schedule & Send Email Add-On funktioniert, welche Features es gibt und wie du von diesen profitierst.

Quick Overview (EN):

Deine Vorteile mit dem Addon: 

  • Wiederkehrende, langweilige Arbeit automatisieren.
  • Overhead-Tasks reduzieren: Ein Spreadsheet zu öffnen, es zu aktualisieren, als PDF zu speichern und an die gewünschten Personen zu senden ist definitiv overhead. Es hindert dich daran deine eigentliche Arbeit zu tun.
  • Zeit einsparen.
  • Fehler reduzieren: Mit dem Addon vergisst du nie wieder deine Reports zu versenden. Egal ob aufgrund eines stressigen Arbeitstags, eines Feiertags, eines Krankenstands…

Weitere Ressourcen:

Inhalt

GSuite Marketplace: Addon GRATIS installieren

Das Schedule & Send Email Plugin für Google Sheets ist über den GSuite Marketplace kostenlos verfügbar:

Screenshot: GSuite Marketplace Schedule & Send Email Addon

Du kannst das Addon direkt über den GSuite Marketplace mittels „Install now“ Button installieren: Es ist nun in ALLEN deinen Google Sheets Dokumenten verfügbar. 

Hinweis: Das Schedule & Send Email Addon ist gratis!

Zweite Möglichkeit: Alternativ klicke in einem beliebigen Google Sheet auf Add-ons –> Add-ons verwalten:

Screenshot: Get Addon via Google Sheets

Trage im Suchfeld „schedule & send email“ ein und klicke neben dem Addon auf den blauen Button „+ Kostenlos“: Das Add-On wird nun kostenlos in Google Sheets installiert.

Die ersten Schritte

Einmal installiert, ist das Add-On in JEDEM GOOGLE SHEETS über das Menü unter Add-ons –> Schedule & Send Email in Google Spreadsheet verfügbar:

Screenshot: Schedule and Send Emails Addon in Google Sheets

Um die Addon Einstellungen zu öffnen klicke auf „Manage Schedules“:

Screenshot: Schedule-Send-Email-Add-On Menue

Es erscheint ein Pop-Up rechts in deinem Google Spreadsheet:

Screenshot: Schedule and Send Email Addon Overview

Das ist die Konfigurations-Übersicht des Schedule & Send Emails Add-On. 

Es enthält bereits deine erste Schedule-Konfiguration: „New Schedule“.

Hinweis: Das ⛔-Symbol zeigt, dass dein Schedule inaktiv ist. Nach der Aktivierung ändert sich das Symbol auf ✅.

Jetzt kann dein Schedule aufgesetzt werden.

Klicke dazu auf den blauen „Edit“ Button. Du wirst zu den Schedule-Einstellungen weitergeleitet:

Screenshot: New Schedule Configuration

Hier kannst du entscheiden:

Starten wir mit den Export Einstellungen:

Schedule&Send Mails: Export Einstellungen

In den Report Settings kannst du definieren welche Sheets du versenden möchtest und in welchem Format du diese versenden möchtest.

Klick auf „Edit Report Settings“ um die Reporting Settings zu öffnen:

Screenshot: Edit Export Settings

Es öffnet sich ein Pop Up:

Screenshot: Export Settings in Schedule & Send Email Addon

Hier stehen dir zahlreiche Optionen zur Verfügung:

  • Auf der linken Seite befinden sich die Datei-Format Einstellungen.
  • Auf der rechten Seite kannst du die Dateien auswählen, die du verschicken möchtest.

Wähle das Datei-Format

Wähle zuerst das gewünschte Datei Format:

  • PDF Document (.PDF),
  • Microsoft Excel (.XLS),
  • Open Document Spreadsheet (.ODS) or
  • Comma Seperated Values (.CSV)

Beachte: Das ausgewählte File Format gilt für alle Dateien.

Für PDFs stehen dir viele weitere Einstellungen zur Verfügung:

  • Papier Größe,
  • Papier Layout,
  • Scale,
  • Margin,
  • Seitennummern,
  • Formattierungs-Einstellungen und
  • Header & Footer Einstellungen.

Wähle außerdem ob du jede Datei einzeln exportieren oder zu einem gemeinsamen Dateianhang zusammenführen möchtest (File Merger).

Wähle die zu exportierenden Sheets

Wähle als nächstes die Sheets aus, die du via Emails verschicken möchtest:

  • eines
  • mehrere
  • alle
  • einen ausgewählten Zellenbereich innerhalb eines Sheets

Hinweis: Hidden Sheets (versteckte Blätter) werden ebenfalls angezeigt.

Bitte beachte: Google erlaubt nur das Versenden von maximal 5 Sheets pro Email. Zusätzliche Dateien werden leer oder fehlerhaft versendet. >> Siehe Google Limits.

Du kannst dieses Limit jedoch mit dem File Merger sehr schön umgehen:

Optional: Merge Files

Mit dem File Merger kannst du alle deine Sheets innerhalb eines Spreadsheets in eine Datei zusammenfassen und gemeinsam versenden. Statt z.B. fünf einzelnen Sheets versendest du dadurch nur mehr ein einziges File:

Screenshot: File Merger

Hinweis: Der Fiel Merger ist für ALLE Dateiformate verfügbar.

Der File Merger ist in der PRO-Version des Add-Ons verfügbar (alle Infos hier):

Optional: Custom Cell Range

Manchmal möchte man nicht alle Daten eines Sheets verschicken, sondern nur einen Ausschnitt z.B. die Zellen A1 bis F50.

Mit dem neuen Custom Cell Range Feature ist das nun möglich:

Screenshot: Custom Cell Range Feature

Füge einfach den gewünschten Zellbereich in A1-Notation z.B. A1:F50 in das vorgegebene Feld ein.

Hinweis: Bewege deinen Mauszeiger über das blaue Fragezeichen [?] um Informationen zu einem bestimmten Feature zu erhalten.

Optional: Custom File Names

Optional kannst du die Dateinamen deiner Files ändern:

Screenshot: Custom Filename for Email Attachments

Das ist super wichtig und wurde von der Community lange gefordert, denn „Sheet27“ ist ein schrecklicher Dateiname.

Stell dir vor, du erhälst täglich zig Emails und im Anhang lauter Dateien mit „Sheet27“-Namen. Du wirst nicht nur schnell den Überblick verlieren sondern auch viel Zeit in die Umbenennung deiner Files stecken – was wieder zu Overhead führt und Zeit raubt.

Gibt deinen Datei-Anhängen deswegen schöne, sprechende Namen wie bspw. „Daily Ecommerce Report“: Damit wissen deine Empfänger genau, was sie von dem Email-Anhang erwarten können.

Optional: Dynamisches Datum in Dateinamen

ABER es ist noch besser, wichtige Informationen wie das aktuelle Datum im Dateinamen zu hinterlegen z.B. „Daily Ecommerce Report 12_03_2020“:

Screenshot: Dynamic Filename in Email Attachment

Damit wissen deine Empfänger genau an welchem Datum der Anhang versendet wurde – auch nachdem er auf dem Computer abgespeichert oder in Google Drive hochgeladen wurde.

Setze dazu den Cursor in das „Custom Filename“-Feld, in das du das Datum dynamisch hinzufügen möchtest.

Klicke nun auf den „Current Date“ Button:

Screenshot: Current Date Button in Export Settings

Der Wert {%DATE%} wird dem Dateinamen hinzugefügt, welches beim Versenden der Email AUTOMATISCH in das aktuelle Datum umgewandelt wird.

Hinweis: Du kannst das Datum auch an den Anfang des Filenamens setzen. Kopiere einfach den Wert und füge ihn an den Anfang ein.

Du kannst das Datum auch sehr einfach anpassen z.B. auf gestern oder vorgestern, indem du die Anzahl der Tage über „+Wert“ und „-Wert“ erhöhst oder verringerst.

Beispiel: Wenn du das Datum von gestern erhalten möchtest, ändere die Datumsvariable auf {%DATE-1%}

Dynamische Datumswerte für Dateinamen sind in der PRO Version des Addons verfügbar:

Optional: Dynamische Zellenwerte in Dateinamen

Außerdem kannst du den Wert JEDER ZELLE in deinen Dateinamen einfügen – nutze dazu den „Cell Value“ Button:

Screenshot: Cell Value Button in Export Settings

Setze dazu deinen Cursor in das Sheet und die Zelle von dem Wert, den du dynamisch in den Dateinamen hinzufügen möchtest z.B. Sheet 1, Zelle A3.

Anschließend setze den Cursor wieder in das „Custom Filename“-Feld und klicke auf den „Cell Value“ Button.

Der Wert {%’SheetX‘!ZelleY%} wird dem Dateinamen hinzugefügt, welches beim Versenden der Email AUTOMATISCH in den aktuellen Wert aus dem Sheet und der Zelle umgewandelt wird – in meinem Fall ist das {%’Sheet1′!A3%}.

Tipp: Das großartige an dem Feature ist die dynamische Nutzung. Wenn sich der Wert der Zelle A3 täglich dynamisch ändert, ändert sich auch der Dateiname täglich automatisch.

Dynamische Zellenwerte für Dateinamen sind in der PRO Version des Addons verfügbar:

Nutze die Dateivorschau

Nach der Konfiguration kannst du dir eine Vorschau des Files anschauen, dass du per Email versenden möchtest.

Nutze dazu den „Preview“-Button, der sich neben jeder Datei befindet.

Hinweis: Die Vorschau ist nicht nur für PDFs sondern auch Excel, CSV und ODS Files verfügbar.

Speichern und fortfahren

Speicher nun deine Einstellungen.

In der Übersicht erhälst du eine Zusammenfassung deiner Export Settings: 🔽

Screenshot: Export Settings Summary in Overview

Ein weiterer Vorteil: Deine Sheets werden vor dem versenden automatisch aktualisiert. Das ist insbesondere für Formeln und Filter wichtig, die du in den Sheets verwendest.

Weiter geht’s mit den Email Einstellungen:

Schedule&Send Emails: Email Einstellungen

In den Email Einstellungen kannst du definieren an wen du deine Emails senden möchtest.

Klick auf „Edit Email Settings“ um die Email Settings zu öffnen:

Screenshot: Edit Email Settings

Es öffnet sich ein Pop Up:

Screenshot: Email Settings

Email einrichten

Du kannst jetzt die typischen Email-Felder ausfüllen:

  • To,
  • CC,
  • BCC,
  • Betreff und
  • Nachricht

Hinweis: Du kannst ein oder mehrere Email Empfänger eintragen. Mehrere Email Empfänger werden via Komma (,) getrennt. 

Außerdem stehen dir die folgenden Features zur Verfügung:

Optional: Dynamische Werte

Genau wie in den Export-Einstellungen kannst du auch in deinen Emails dynamische Datumswerte und jegliche andere dynamischen Zellenwerte nutzen.

Hinweis: Dynamische Werte sind in ALLEN Email-Feldern verfügbar.

Setze dazu den Cursor in das gewünschte Email Feld.

Mit dem Klick auf „Current Date“ wird dem Feld folgende Datums-Variable hinzugefügt: {%Date%}

Mit dem Klick auf „Current Value“ wird dem Feld folgende Variable hinzugefügt: {%’SheetX‘!ZelleY%}

Screenshot: Dynamic Values in Email Settings

Dynamische Zellenwerte für Dateinamen sind in der PRO Version des Addons verfügbar:

Im folgenden zeige ich dir was du mit dynamischen Werten alles tun kannst:

Use Case 1: Dynamische Empfänger

Mit dynamischen Zellwerten kannst du Emails dynamisch verschicken.

Hinweis: In den Email Feldern TO, CC und BCC können dynamische Zellwerte hinzugefügt werden.

Beispiel: Sende Emails an alle Personen in Zelle A3 – test1@test.at, test2@test.at, etc.

Die Emailadressen in A3 erhälst du bspw. automatisch über ein anderes Sheet oder eine externe Datenquelle.

Versende die Emails zusätzlich an Personen die in Zelle A4 gespeichert werden:

Screenshot: Dynamic Recipients via Email Settings

Setzte dazu den Cursor in die entsprechende Zelle z.B. A3 in Sheet1.

Klicke dann in das entsprechende Email-Feld: TO, CC oder BCC.

Klicke nun auf „Cell Value“ unter „insert dynamic values“.

Der folgende Wert wird dadurch in das Email-Feld eingetragen: {%’Sheet1′!A3%}

Deine Emails werden jetzt automatisch an alle Personen aus Zelle A3 in Sheet1 gesendet – auch wenn sich die Zelle regelmäßig ändert.

Hinweis: Du kannst ein oder mehrere Email Empfänger eintragen. Mehrere Email Empfänger werden via Komma (,) getrennt.

Use Case 2: Dynamischer Betreff

Mit dynamischen Zellwerten kannst du auch den Betreff deiner Email dynamisieren.

Beispiel: Füge den Namen der Kampagne, für die du den Report im Anhang versendest, direkt in die Betreffzeile ein um deine Empfänger automatisch zu informieren.

Ein weiteres Beispiel: Füge die wichtigsten KPIs z.B. die Conversion-Rate im Betreff hinzu um die Wichtigkeit der Email zu signalisieren.

Oder füge das Datum in die Betreffzeile der Email:

Screenshot: Dynamic Subject in Email Settings

Use Case 3: Dynamic Body

Du kannst auch den Email Text dynamisch gestalten, indem du die wichtigsten Informationen aus dem Anhang extrahierst und in die Nachricht schreibst:

Screenshot: Dynamic Body in Email Settings

Der Vorteil: Dein Empfänger erhält bereits einen Überblick in der Email und kann entscheiden ob er den Anhang öffnen und handeln muss oder ob es keinen Handlungsbedarf gibt.

Optional: Dynamische Cell Range

Ebenfalls kannst du einen benutzerdefinierten Zell-Bereich in deinen Email-Body hinzufügen. Verwende dazu den „Cell Range“ Button:

Screenshot: Dynamic Cell Range in Emails

Auch hier kannst du ganz einfach einen bestimmten Zell-Bereich in deinem Sheet markieren z.B. von A1-A50 in Sheet1.

Klicke anschließend in den Email-Body und auf „Cell Range“: Der von dir markierte Bereich wird automatisch im Email-Body hinzugefügt.

Hinweis: Dieses Feature wird demnächst erweitert, sodass auch Formattierungen etc übernommen werden.

Achtung: Google Limits

Leider schreibt Google seinen Addons strenge Limits vor.

Zwei davon gelten für die Email Einstellungen:

  • max. 50 Empfänger pro Email
  • max. 100 Emails pro Tag

1. Max. 50 Empfänger pro Email: Emails dürfen leider nur an maximal 50 Empfänger gleichzeitig gesendet werden.

Gruppen-Mailadressen zählen NICHT als einzelne Email-Adresse, sondern für jede Person innerhalb der Gruppe. Wenn du mehr als 50 Personen in deinem Mailverteiler hast, werden Emails an die ersten 50 Personen geschickt – die restlichen erhalten keine Email.

Tipp: Möchtest du Emails an eine Gruppe mit 50+ Empfängern senden, ist das nur möglich, wenn du einen Email Provider verwendest, der das Verteilen der Nachricht selber vornimmt.

2. Max. 100 Emails am Tag: Außerdem dürfen maximal 100 Emails pro Tag versendet werden.

Optional: Save to Google Drive

Hinweis: Dieses Feature ist derzeit noch in BETA und wird demnächst erweitert.

Optional kannst du deine Email-Anhänge auch in Google Drive speichern.

Tipp: Ich verwende diese Funktion zu Dokumentationszwecken und speicher alle Anhänge die ich versende zusätzlich in Drive ab. Warum? Damit ich ggfs. nachsehen kann, wenn ein Empfänger einen Anhang bemängelt.

Aktiviere dazu das Kontrollkästchen „Save to Google Drive too“ und wähle den Speicherort aus, in dem die Datei gespeichert werden soll:

Screenshot: Save to Google Drive Checkbox in Email Settings

Das ist alles was du tun musst: Deine Dateien werden jetzt zusätzlich automatisch in Google Drive gespeichert.

Hinweis: Du kannst deine Files auch nur in Google Drive speichern – ohne eine Email zu versenden. Lass dazu alle Email Felder leer und aktiviere nur das „Save to Drive“ Kontrollkästchen.

Bitte beachte: Du kannst deine Files nicht in Google Drive speichern ohne einen Schedule zu erstellen, da das Addon sonst nicht weiß WANN die Speicherung vorgenommen werden soll. Fahre also mit Schritt 3 fort.

Speichern und fortfahren

Speicher nun deine Einstellungen.

In der Übersicht erhälst du eine Zusammenfassung deiner Email Settings: 🔽

Screenshot: Email Settings Summary in Overview

Send Email Now

Du kannst deine Emails jetzt manuell über den blauen „Send Email now“ Button verschicken:

Screenshot: Send Email Now Button

Das ist super hilfreich, wenn du dein Setup testen und zuerst eine Email an dich senden möchtest, bevor sie bspw. an den CEO geht. Kommt die Email korrekt an und wird der Report wie gewünscht dargestellt, kann mit den Einstellungen für die Planung weiter gemacht werden.

Das manuelle Versenden ist auch dann hilfreich, wenn du häufig Sheet-Daten versenden musst, deine Dateien jedoch nicht jedesmal mühsam händisch herunterladen, an eine Email hängen und manuell versenden möchtest.

Weiter geht’s nun mit den Schedule Einstellungen:

Schedule&Send Emails: Schedule Einstellungen

Die Haupt-Funktionalität des Add-Ons ist das Planen von Emails: Erst dadurch können Spreadsheet Daten automatisiert verschickt werden.

Klick auf „Edit Schedule Settings“ um die Schedule Settings zu öffnen:

Screenshot: Edit Schedule Settings

Ein Popup öffnet sich:

Screenshot: Schedule Settings Popup

Um einen Schedule hinzuzufügen klick auf „Add Schedule“.

Du kannst nun folgende Schedules erstellen:

  • Einmalig: One time (wiederholt sich nicht)
  • Stündlich
  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Monatlich
  • Jährlich

Einmaliger Schedule

Das gewünschte Sheet wird einmalig an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit in der Zukunft versendet.

Du kannst Datum und Uhrzeit beliebig auswählen z.B. 8. April 2020 zwischen 8 und 9 Uhr vormittags:

Screenshot: Onetime Schedule Settings

Hinweis: Dieser Schedule wird nur EINMAL gesendet – er wiederholt sich nicht.

Stündlicher Schedule

Mit dem stündlichen Schedule werden deine Emails automatisch stündlich verschickt:

Screenshot: Hourly Schedule

Du kannst den Schedule auch anweisen, Emails nur jede zweite, dritte, vierte, usw. Stunde zu verschicken. Nutze dazu die „Repeat every“ Einstellung: In diesem Fall werden die Emails nicht jede Stunde sondern bspw. jede zweite Stunde gesendet.

Die Repeat-Schedule Funktion ist in der PRO version des Addons verfügbar:

Darüber hinaus kannst du das Start-Datum sowie die Start-Zeit und ein End-Datum festlegen:

Screenshot: Start & End Date

Damit kannst du deinen Schedule bspw. anweisen

  • morgen um 18 Uhr zu starten und nach 13 Wiederholungen zu enden.
  • nächste Woche um Mitternacht zu beginnen und am 13. Juni 2021 zu enden.
  • nächsten Monat um 9 Uhr zu beginnen und nie zu enden.

Das Start- und End-Datum ist in der PRO version des Addons verfügbar:

Täglicher Schedule

Um Emails täglich zu versenden, nutze den Daily-Schedule:

Screenshot: Daily Schedule

Mit dem täglichen Schedule werden Emails täglich zu einer bestimmten Uhrzeit gesendet. Die Uhrzeit kannst du auswählen.

Bitte beachte: Leider ist es nicht möglich kleinere Zeiträume für das Versenden von Emails festzulegen, da Google dies nicht zulässt (Google Limit). Stattdessen ist es möglich eine bestimmte Tageszeit z.B. von 14 bis 15 Uhr oder 18 bis 19 Uhr auszuwählen.

Auch der tägliche Schedule kann angewiesen werden, nur jeden zweite, dritten, vierten, usw. Tag verschickt zu werden. Nutze dazu die „Repeat every“ Einstellung: In diesem Fall werden die Emails nicht jeden Tag sondern bspw. jeden zweiten Tag gesendet.

Auch das Start- und End-Datum kann für tägliche Schedules gesetzt werden.

Hinweis: Die Repeat-Funktion sowie Start- und End-Datum sind in der PRO version des Add-ons verfügbar.

Zweimal täglicher Schedule

Der tägliche Schedule ist auch nützlich um deine Dateien 2x oder öfters pro Tag zu versenden z.B. morgens und abends:

Screenshot: Twice a Day Schedule

Hinweis: Es gibt keine Option „Versende den Schedule 2x am Tag“. Stattdessen kannst du zwei Schedules einrichten: 1x für den morgendlichen und 1x für den abendlichen.

Bitte beachte: In der kostenlosen Variante des Add-Ons kannst du nur EINEN Schedule erstellen. Um eine unbegrenzte Anzahl von Schedules zu erstellen nutze die PRO Version.

Wöchentlicher Schedule

Du kannst ebenfalls wöchentliche Schedules erstellen:

Screenshot: Weekly Schedule

Hier kannst du entscheiden an welchem Tag oder an welchen Wochentagen deine Emails versendet werden sollen z.B.

  • nur am Montag
  • von Montag bis Donnerstag
  • von Montag bis Freitag (Werktags)
  • Samstag und Sonntag (Wochenende)
  • etc.

Wähle auch die Uhrzeit an dem der Schedule verschickt werden soll z.B. zwischen 8 und 9 Uhr morgens.

Auch der wöchentliche Schedule kann angewiesen werden, nur jeden zweite, dritten, vierten, usw. Woche verschickt zu werden. Nutze dazu die „Repeat every“ Einstellung: In diesem Fall werden die Emails nicht jede Woche sondern bspw. jede zweite Woche gesendet.

Auch das Start- und End-Datum kann für wöchentliche Schedules gesetzt werden.

Hinweis: Die Repeat-Funktion sowie Start- und End-Datum sind in der PRO version des Add-ons verfügbar.

Werktags Schedule

Wichtig: Es gibt keinen „Werktags“ Schedule im Schedule&Send Email Addon.

Stattdessen erstell dir einen wöchentlichen Schedule und stelle folgendes ein:

  • Send Emails: Weekly
  • Repeat every: 1 week
  • Repeat on: Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday
  • Between: e.g. 8am-9am

Screenshot: Weekday Schedule

Tataaa: Dein wöchentlicher Schedule ist nun auf Werktage beschränkt. 🥁

Hinweis: Diese Einstellung macht das Addon wesentlich flexibler da Werktags für mich von Mo-Fr sein kann und für dich von Di-Sa.

Wochenende Schedule

Wichtig: Es gibt keinen „Wochenend“ Schedule im Schedule&Send Email Addon.

Stattdessen erstell dir einen wöchentlichen Schedule und stelle folgendes ein:

  • Send Emails: Weekly
  • Repeat every: 1 week
  • Repeat on: Saturday, Sunday
  • Between: e.g. 8am-9am

Screenshot: Weekend Schedule

Tataaa: Dein wöchentlicher Schedule ist nun auf Wochenenden beschränkt. 🥁

Hinweis: Diese Einstellung macht das Addon wesentlich flexibler, als das Hinzufügen eines statischen Wochenend-Schedules.

Alle zwei Wochen Schedule

Wenn du deine Schedules alle zwei Wochen verschicken möchtest, erhöhe einfach die „Repeat every“ Einstellung von 1 auf 2:

Screenshot: Bi-Weekly Schedule

Hinweis: Mit dieser Option kannst du deine Emails auch alle drei Wochen, vier Wochen, fünf Wochen, etc. versenden.

Weiterer Hinweis: Dies funktioniert nicht nur für Wochen-Schedules sondern auch für alle anderen Einstellungen. Versende deine Emails alle zwei Stunden, alle zwei Monate, jedes Quartal, etc.

Die Repeat-Schedule Funktion ist in der PRO version des Addons verfügbar:

Monatlicher Schedule

Du kannst auch monatliche Schedules erstellen:

Screenshot: Monthly Schedule

Hier kannst du den Monats-Tag auswählen z.B. an jedem 3. im Monat, sowie wiederum die Stunde.

Auch der monatliche Schedule kann angewiesen werden, nur jedes zweite, dritte, vierte, usw. Monat verschickt zu werden. Nutze dazu die „Repeat every“ Einstellung: In diesem Fall werden die Emails nicht jedes Monat sondern bspw. jedes zweite Monat gesendet.

Auch das Start- und End-Datum kann für wöchentliche Schedules gesetzt werden.

Hinweis: Die Repeat-Funktion sowie Start- und End-Datum sind in der PRO version des Add-ons verfügbar.

Vierteljährlicher Schedule

Mit dem monatlichen Schedule kannst du auch Schedules pro Quartal erstellen.

Füge dazu einen neuen Monats-Schedule hinzu und setzte die Wiederholungs-Einstellung auf „alle 3 Monate“:

Screenshot: Quaterly Schedule

Jährlicher Schedule

Schließlich kannst du auch jährliche Schedules erstellen:

Screenshot: Annualy Schedule

Mit dem jährlichen Schedule kannst du festlegen an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit deine Emails regelmäßig versendet werden sollen.

NEU: Startdatum und Uhrzeit

Wähle außerdem ein Start-Datum sowie eine Start-Uhrzeit für alle deine Schedules:

Screenshot: Start Date and Time

Damit kannst du deine Schedules anweisen, erst an einem bestimmten Tag zu starten.

Hinweis: Standardmäßig (und in der kostenlosen Add-On Version) ist das Startdatum immer der heutige Tag.

Das Start-Datum ist in der PRO version des Addons verfügbar:

NEU: End-Datum

Du kannst ebenfalls ein End-Datum für foglende Schedules festlegen:

  • stündlich
  • täglich
  • wöchentlich
  • monatlich

Screenshot: End Date

Damit kannst du deine Schedules anweisen, zu folgenden Zeiten zu enden:

  • nie (der Schedule läuft für immer, bis er manuell gestoppt wird),
  • an einem bestimmten Datum,
  • nach z.B. 13 Wiederholungen.

Das End-Datum ist in der PRO version des Addons verfügbar:

Speichern und fortfahren

Speicher deine Einstellungen.

Du kommst damit in die Schedule-Übersicht zurück und erhälst eine übersichtliche Zusammenfassung deiner erstellten Schedules:

Screenshot: Schedule Settings Summary

Hinweis: In der kostenlosen Variante des Add-Ons kannst du nur EINEN Schedule erstellen. Um eine unbegrenzte Anzahl von Schedules zu erstellen nutze die PRO Version.

Beachte auch: Neben jedem Schedule gibt es ein Burger-Menü. Hier kannst du deinen Schedule bearbeiten, duplizieren und löschen:

Screenshot: Edit Duplicate Delete Schedule

Nachdem du alle gewünschten Schedules erstellt hast, klick auf „Speichern“.

In der Übersicht erhälst du eine Zusammenfassung deiner Schedule Settings: 🔽

Screenshot: Schedule Settings Summary in Overview

How to: Schedule aktivieren

Damit du den Schedule aktivierst klicke auf den grünen “Enable Schedule” Button in den Schedule-Einstellungen:

Screenshot: Enable Schedule

Das Symbol neben dem Schedule-Namen ändert sich von ⛔ zu ✅.

Ob das Add-On aktiv ist, zeigt der grüne Balken ganz oben in der Konfigurations-Übersicht:

Screenshot: Enabled Schedule in Overview

How to: Schedule deaktivieren

Um den Schedule für eine bestimmte Person zu deaktiveren, lösche diese Person aus dem Email Feld. Speicher die Einstellungen und klicke erneut auf „Enable Schedule“.

Screenshot: Delete email from to field

Um den Schedule für ALLE Personen zu deaktivieren, klicke in der Übersicht auf den „Disable“ Button:

Screenshot: Disable Schedule Button in Overview

Das Icon neben dem Schedule-Name ändert sich von ✅ auf ⛔.

Du kannst den Schedule auch für alle Personen deaktivieren indem du in die Schedule-Einstellungen gehst und ganz unten auf den roten „Disable Schedule“ Button klickst:

Screenshot: Disable Schedule Button in Configuration

Ist das Add-On nicht aktiv bzw. wird das Planen und Versenden über den “Disable Schedule” Button deaktiviert, erscheint ein roter Balken ganz oben in der Konfiguration:

Screenshot: Disabled Schedule in Overview

Geschafft.

Fantastisch – du bist fertig!

Lass von nun an das Addon deine Arbeit erledigen: ☕

Aber Moment… Ich hab da noch etwas für dich:

PRO FEATURES 

Neben der kostenfreien Variante mit unzähligen Features gibt es auch eine kostenpflichtige Variante, die mehr als 7+ advanced Features UND PRO Support umfasst.

Hier eine Übersicht der PRO Features – alle Details findest du direkt darunter:

Weitere PRO Features folgen in Kürze: Roadmap

👉 Jetzt auf PRO upgraden und SOFORT Zugriff auf alle PRO Funktionen erhalten.

[PRO] Mehrere Konfigurationen

Der vermutlich größte Vorteil der PRO Version sind: Mehrere Konfigurationen.

Quick Overview (EN):

Mit dem Multiple-Config Feature kannst du deine Reports mit verschiedenen Einstellungen an verschiedene Zielgruppen versenden.

Dazu wird für jede Zielgruppe eine eigene Konfiguration erstellt:

Screenshot: Multiple Configurations

Warum ist das wichtig?

Ein Beispiel: Die Marketing-Abteilung benötigt einen täglichen Report mit den wichtigsten Marketing-KPIs. Sie wünscht sich eine Excel-Datei, die morgens täglich im Email-Posteingang landet. Der Marketing-Manager möchte den selben Report erhalten – jedoch wöchentlich und als PDF-Datei. Und der CMO benötigt ebenfalls eine PDF-Datei, allerdings reicht einmal im Monat völlig aus.

Mit der Basis-Version des Schedule&Send Email Addons kannst du nur EINE Konfiguration erstellen – zum Beispiel für die Marketing-Abteilung: Ein täglicher XLS-Report.

Du benötigst jedoch noch zwei weitere Konfigurationen: 1x für den Marketing-Manager, 1x für den CMO.

Die Lösung: Mit der PRO-Version kannst du ganz einfach drei verschiedene Konfigurationen einrichten. ✅

Deine Vorteile:

  • Erstelle mehrere Konfigurationen für unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Einstellungen.
  • Aktiviere bei Bedarf alle Schedules gleichzeitig.
  • Deaktivere bei Bedarf alle Schedules gleichzeitig.

[PRO] Unlimitierte Schedules

In der kostenlosen Version des Addons kannst du in den Schedule Einstellungen EINEN Schedule erstellen:

Screenshot: Schedule Limit

Mit PRO kannst du so viele Schedules erstellen, wie du benötigst – unlimitiert. ✅

Quick Overview (EN):

[PRO] Advanced Schedule Konfigurationen

Darüberhinaus stehen in dir in der PRO Version viele weitere Schedule-Konfigurationen zur Verfügung:

[PRO] File Merger

In der kostenlosen Version des Schedule&Send Email Addons kannst du nur jedes Tabellenblatt als einzelne Datei versenden.

Mit PRO kannst du deine Sheets zu einer Datei zusammenführen (mergen). ✅

Das ist nicht nur praktisch, sondern hilft auch folgendes Googles Limit zu umgehen: Es können max. 5 Sheets gleichzeitig pro Email versendet werden – weitere Tabellenblätter sind beschädigt oder leer.

Um mehr als 5 Blätter zu verschicken, nutze ganz einfach den File Merger und fasse die gewünschten Sheets in eine Datei zusammen.

Ouick Overview (EN):

[PRO] Advanced PRO Settings

Um das Addon für ALLE User und Use Cases nutzbar zu machen, habe ich auf Anfrage einiger User spezielle Features hinzugefügt und für alle PRO User verfügbar gemacht:

  • Aktualisierung der Daten überspringen
  • Verzögerung nach der Aktualisierung einfügen
  • Referenzfußzeile hinzufügen oder weglassen
advanced pro settings

Screenshot: Advanced PRO Settings

Mit der PRO Version des Addons profitierst auch du von diesen erweiterten Einstellungen.

Noch besser: Wenn auch du spezielle Anforderungen hast zögere nicht, mich zu kontaktieren und ich baue auch deine Anforderungen in das Addon ein. ✅

[PRO] Premium Support

Ich habe dieses Addon programmiert um Zeit zu sparen sowie Komplexität und Overhead zu reduzieren.

Deshalb ist es mir wichtig, dass auch du von diesen Vorteilen profitierst.

Mit der PRO Version meines Addons erhälst du zusätzlich PRO-Support. ✅

Wenn du also Fragen hast, nicht weiter weißt, Unterstützung benötigst oder einfach Feedback geben möchtest, setz dich jederzeit gerne mit mir in Verbindung.

Ich beantworte PRO-Requests innerhalb von 48 Stunden – und ich halte mein Wort: Überzeug dich selbst mit dem großartigen Feedback im GSuite Marketplace:

schedule & send email add on for google spreadsheets

Screenshot: Schedule & Send Email add on for Google Spreadsheets

[PRO] 14 Tage Geld-zurück-Garantie

Legen wir die Karten auf den Tisch:

PRO kostet dich

  • NUR 29,90 USD pro Jahr (ohne automatischer Verlängerung!) oder
  • einmalig 99 USD (statt 149 USD) für eine Lifetime Lizenz

Zusätzlich erhälst du eine 14 Tage Geld-zurück-Garantie: Wenn du mit der Funktionalität von PRO nicht zufrieden bist, erhälst du sofort dein Geld zurück – ohne Wenn-und-Aber. Schreib mir einfach eine Email und ich erstatte dir dein Geld zurück.

Das ist selbstverständlich für mich, denn ich möchte nicht, dass du für etwas bezahlst, dass dir nichts bringt! Ich möchte nämlich auch nicht für etwas bezahlen, was mir nichts bringt.

Deshalb: 👉 JETZT ohne Risiko loslegen! 

Bewertung & Feedback

Fragen zum Addon?Schau in die FAQs.

Hier habe ich viele Fragen von User beantwortet sowie gängige Use Cases und Lösungen beschrieben, Ideen gesammelt und wertvolle Hinweise notiert.

Feature Request?Schau in meine TODO-Liste.

Hier sammel ich alle Release Notes und zukünftige Features.

Dein Feature ist nicht auf der Liste? Oder du hast Fragen?Schreib mir jederzeit gerne.

Schreib mir auch gerne deine Wünsche, Ideen, Use Cases und Feedback. Ich freu mich über jede Email.

>> Zeit loszulegen!

Über 31.000+ User in über 120+ Ländern sind bereits überzeugt: Probier auch du mein Schedule&Send Email Addon für Google Sheets und profitiere von Arbeits-Automatisierung und Zeitersparnis.

Ganz liebe Grüße, deine Michaela

  • […] Ihr Chrome-Plugin für automatisierten Versand von Google Tabellen per Mail:  http://www.analyticskiste.blog/analytics/google-spreadsheet-plugin-schedule-send-your-emails/ […]

  • savanna mcbride sagt:

    Is there a way to run multiple email schedules at once? I have multiple pages and want to send them to different groups. It seems as though I can only run one at a time and once I try running more than one, all schedules stop working

    • Hi Savanna,

      currently it is not possible to run multiple email schedules to differnt groups within one spreadsheet.

      What you can do is sending one or several sheets to one or several people; the settings for these people remain the same.

      As a workaround: You can copy your spreadsheet so that you have one file for each group. Afterwards you can greate an email schedule and send each group the concerning files.

      Hope this might help.

      Best regards,
      Michaela

    • Hi Savanna,

      I am excited to announce that this feature is available since yesterday (see release notes).

      You will find further information about how to use the schedules in my FAQs.

      Best,
      Michaela

  • Samantha sagt:

    Is it possible to change the „current date“ to English? Right now, when I send emails using {%Date%} it sends it in German.

    Also, can you schedule it for weekdays only? Not including Saturday and Sunday.

    Thank you.

    • Hi Samantha,

      thanks for your input to the Spreadsheet Plugin. 🙂

      Unfortunately it’s not that easy to change the current date to different languages, except user defines which language she want’s to use and this might become complex… For me it is mainly important to make the plugin as easy and understandable as possible. But I will think of a better solution which will be available in the next version (coming soon).

      Regarding weekdays scheduling: I am planning to set more schedule options e.g. for weekdays only, for weekends only, etc. Please find new and planned features in my Release Notes List.

      Best regards,
      Michaela

      • Samantha sagt:

        Thank you for your quick feedback. I decided to use the cell value data value to show the current date instead, which worked. However, I now face a problem of the „Send Email Now.“ I am not receiving the email when I press the button. Is this a possible bug?

        Do you have an estimate date when the option for sending on weekdays will be available?

        Thank you once again.

        • Hi Samantha,

          it might be possible that you send too many emails in the last couple of minutes, that’s why it doesn’t work anymore… Please wait some minutes and it should work again… (–> Google Limits).

          Will take some time for the weekdays schedule, I guess in three weeks latest (easter holidays in Austria).

          Best regards,
          Michaela

  • Dennyarea sagt:

    is it free?

  • Luis Amaro sagt:

    Guten Tag
    Ich bekomme die E-Mail mit allen Blättern der Datei im PDF-Format, aber einige Dateien kommen mit einer Größe von 2k und ich markiere Fehler beim Öffnen, als ob die Datei beschädigt wäre, so kommt in der Regel die Hälfte der E-Mails an

    • Hi Luis,

      leider hat Google ein Quote-Limit hier und versendet bei großen Datenmengen meistens bis zu 5 Sheets „normal“, die restlichen sind allerdings leer.

      Hier kann ich leider nur empfehlen mit Workarounds zu arbeiten z.B. auf zwei Sheets aufteilen und getrennt zu versenden.

      Das ist zwar unpraktisch, wird aber vermutlich bei keinem anderen Plugin besser gehen, da diese Quota-Limits von Google vorgegeben sind.

      Liebe Grüße,
      Michaela

  • Corey sagt:

    I am trying to use your sheets addon to send a daily PDF of a Google sheet. It seems pretty easy to use. However, the emails are being blocked even when I send it to my own gmail account. Is there something I am missing on the setup that tells Gmail that your add-on is okay to send email?

    • Hi Corey,

      this sounds really strange to me…

      There is no further setup needed to send emails, except entering the recipient email address.

      Would it be possible to send me a test email with the plugin with mimi@analyticskiste.blog as a recipient?

      If this doesn’t work, please send me the error message / mail or what ever you get for response.

      Further you can send me an email from your gmail-address too, just to test if something went wrong with your email address…

      Afterwards I can have a more detailed look on this.

      Best regards,
      Michaela

  • Alexa sagt:

    Hi,

    I see that you responded to someone 3 months ago about releasing the option to send emails during the weekdays. Are you working on this still?

  • Max sagt:

    Good day, Michaela.

    How i can incude „time“ in subject?

  • Chirag Anarse sagt:

    Till yesterday its working fine. But from today onward, I am not able to send emails using „Send Email Now“ as well as Schedules.

    Is it work for any specific duration? (like 3 months, 6 months)

    Thanks & Regards,
    Chirag Anarse

    • Hi Chirag,

      the bug should be fixed now, please try it again in the next couple of hours. It always needs some time till Google rolled out the updates worldwirde.

      In general, the plugin had a problem when activating several schedules together.

      I solved this problem this weekend and tested it as good as I can but there might be some timezone bugs left as there are several of cases to consider.

      Please try it again and if it doesn’t work appropriate let me know in any case.

      Best,
      Michaela

      • Chirag Anarse sagt:

        Still its not working. After re-installation also I am not able to send emails.

        Thanks & Regards,
        Chirag Anarse

        • Gabriel Osorio sagt:

          Hi, I still have problems with this. It’s already fix it?

          • Hi Gabriel,

            I am incredibly lucky to tell you that the bug is fixed now and everything should working fine in the next few hours, when Google rolled out the latest version to all accounts.

            I am very sorry for this inconvenience: I was familiar with this bug and I even handled it and updated a new version of the plugin last week.

            But for any reason, Google didn’t approve my latest version.

            I had some issues with the plugin two weeks ago: Google changed something within the API to send several schedules from one spreadsheet. That’s why I had to reprogramm the plugin and as this wasn’t quite easy I had some bugs which I had to solve in the last days.

            I think I made so many updates in the last week that they need to manually check it. Sigh…

            Unfortunately I needed to wait until Google manually checked the latest version and publish it – this finally happend yesterday 11th June 2018. (HALELUJA!)

            So, all bugs are fixed and everything should work fine now.

            If not: Please stop and start your schedule again.

            Very sorry for that,
            Michaela

        • Hi Anarse,

          finally it should work now. Google finally approved my latest version of the plugin which will be rolled out in these minutes.

          Very sorry for this inconvenience,
          Michaela

  • Lino sagt:

    Hi Michaela,

    I’ve been digging around and trying to write some script to send PDF by mail on a regular basis. Until I found your absolutely amazing work.

    I’m trying it now but I think it does much more than I need.

    Congratulations!

    I’ll give further feedback.

    Thank you very much.

  • Gabriel Osorio sagt:

    HI, since 2 weeks the add is not working well, before that was amazing, but now is a nightmare because some times works and other fail. The majority fails. Is a bug? Something that I can update or fix it to back to the normal behavior?

  • Hi is it possibly to send mail body only excluding the sheets inside the scheduler or use that feature for free ,also can you send to multiple mail inside the scheduler .

    Thanks i know that this is very good plugin intented for chart sheets and work collaboration .

    • Hi Igor,

      thanks for your message and your kind words.

      Regarding 1: Send email body only –> Yes, this must be possible soon. Currently I have a bug here, that I send the first sheet in the list – even when nothing is selected. Bug is fixed in the next release which is planned for end of August 2018.

      Regarding 2: Multiple Sheets –> Yes, I am happy to announce that this will be possible in the next release. I am working intensely on this feature, which is almost finished. Looking forward to go live end of August 2018.

      Best, Michaela

  • Susanna Sharp sagt:

    Hello, I am very excited about the possibility of using this add-on! I just set it up and tested it with a simple small sheet (A1:M22), and it sent 17 pages of mostly empty spreadsheet. Do I have to name a range or set a print area? My table changes a little bit every week, so what do you recommend?

    • Hi Susanna,

      thanks for using my Schedule&Send Email Add-on. 🙂

      Usually, you don’t need to name a range or set a print area.

      Nevertheless you can try to delete the cells which you definitly do not need and test if the sheet will be sent correctly.

      Regards,
      Michaela

  • […] können bspw. mit meinem kostenlosen “Schedule & Send Email Report” Plugin für Spreadsheets wunderbar automatisiert werden: Damit können X Reports an X verschiedene Personen vollkommen […]