Google Spreadsheet Plugin: Plane und versende Reports automatisiert per Email8 min Lesezeit

Michaela Linhart 18 Comments

Mit Google Spreadsheets und dem Google Analytics Spreadsheet Add-On lassen sich jede Menge geniale Google Analytics Reports und Dashboards bauen – mit eigenen Designs, mit Verknüpfungen zu anderen Spreadsheet-Datenquellen und mit Automatisierung.

Google Analytics Spreadsheet Dashboard

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Dashboard Beispiel

Automatisierung in der Hinsicht, dass die Daten in den erstellten Reports automatisch aktualisiert werden können:

Google Analytics Spreadsheet Add On

Screenshot: Google Analytics Spreadsheet Add On – Schedule Reports Funktion

Problemstellung: GA Spreadsheet Add-On

Was das Google Analytics Spreadsheet Add-On jedoch nicht kann, ist Reports automatisiert per PDF versenden.

Das ist jedoch für Web Analysten ein absolutes Muss, denn im Laufe der Zeit werden die Reporting-Wünsche im Unternehmen immer größer: Der Chef verlangt einen täglichen Ecommerce-Report. Das Social Media Team wöchentliche Kampagnen Reports sowie Performance Reports von Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest… Marketing und Sales monatlich detaillierte Umsatz- und Produktinformationen. Und, und, und…

Das alles händisch zu bewältigen ist

  1. (sehr) viel Arbeit
  2. unnötige Arbeit (overhead) und
  3. es können schnell Fehler passieren z.B. Reports an die falsche Person gesendet werden, auf das Senden vergessen werden,…

→ Automatisierung ist alles! 

Lösung: Schedule & Send Emails Plugin

Damit Reports nie wieder händisch per Email versendet werden müssen, gibt es nun mein kostenloses Schedule & Email Add-On für Google Spreadsheets: Um Spreadsheet Reports & Dashboards zu planen und automatisiert per Email zu verschicken.

Hinweis: Das Schedule & Send Email Add-On funktioniert in Kombination mit dem Google Analytics Spreadsheet Add-On am Besten. Damit die Google Analytics Daten regelmäßig aktualisiert werden, müssen diese mit dem “Schedule Report” Feature von GA aktiviert werden. Im Anschluss versendet mein Plugin immer aktuelle Daten.

Anleitung: So funktioniert das Schedule & Send Email Add-On

Das Schedule & Email Add-On für Google Spreadsheets ist für den Google Chrome Browser verfügbar: Du kannst es kostenlos und direkt in Google Spreadsheets suchen und installieren.

Schedule & Send Email Add-on installieren

Gehen dazu in einem beliebigen Spreadsheet auf Add-ons –> Add-ons verwalten und trage im Suchfeld „schedule & send email“ ein:

Plugin im Add On Webstore

Screenshot: Schedule& Send Email Plugin im Add On Webstore

Klicke auf den blauen Button „+ Kostenlos“: Das Add-On wird nun kostenlos in deinem Browser installiert.

Schedule & Send Email Add-On öffnen

Einmal installiert, ist das Add-On im Menü unter Add-ons –> Schedule & Send Email in Google Spreadsheet verfügbar.

Schedule & Send Email Add On Einstellungen

Screenshot: Spreadsheet Add-Ons

Die Einstellungen lassen sich über Create Email Schedule öffnen: Es erscheint ein Pop-Up rechts in deinem Google Spreadsheet.

Schedule & Send Email Addon

Screenshot: Schedule & Send Email Addon

Im Schedule & Send Email Plugin können verschiedene Sheet-, Email- und Schedule-Einstellungen vorgenommen werden, damit der Report wie gewünscht an ein oder mehrere Empfänger versendet wird.

Sheet Einstellungen: Report Settings

In den Report Settings kannst du definieren welche Sheets du versenden möchtest und in welchem Format du diese versenden möchtest. Klick auf „Edit Report Settings“ um die Reporting Settings zu öffnen.

Report Settings Upload

Screenshot: Schedule & Send Email Addon – Report Settings

Es öffnet sich ein Pop Up: Wähle nun ob du eins, zwei oder maximal fünf Sheets versenden möchtest. Optional kannst du die Dateinamen deiner Files ändern und z.B. dynamisch das aktuelle Datum oder einen anderen Zellen-Wert einfügen. Als Format stehen dir PDF, Microsoft Excel oder CSV zur Verfügung, sowie die gängigen Papier-Größen und Layouts.

Hinweis: Aufgrund eines Google Limits können max. 5 Sheets pro Email versendet werden. Alle weiteren Files werden leer versendet.

Speichere deine Einstellungen und weiter geht es mit der Email-Konfiguration.

Sheet Einstellungen: Email Settings

In den Email Settings kannst du definieren an wen du deine Emails senden möchtest. Klick auf „Edit Email Settings“ um die Email Settings zu öffnen.

Email Settings

Screenshot: Schedule & Send Email Addon – Email Settings

Du kannst ein oder mehrere Email Empfänger eintragen: Mehrere Email Empfänger werden via Strichpunkt (;) oder Komma (,) getrennt. 

Hinweis: Aufgrund eines Google Limits können Emails an max. 50 Empfänger gesendet werden. Bitte beachte, dass Gruppen-Emails nicht als einzelne Adresse sondern jede Adresse in der Gruppe gezählt wird. Möchtest du Emails an eine Gruppe mit 100 Empfängern senden, ist das leider nicht möglich – außer du nutzt einen Email Provider, der das Verteilen der Nachricht selber vornimmt.

Wie bei Emails üblich, kann auch hier ein Betreff und eine Nachricht eingegeben werden. Das Nachrichten-Feld besteht aus einem einfachen WYSIWYG-Editor: Du kannst Farben, Formen, Links, Bilder etc. einfügen.

Nutze wiederum die dynamische Eingabemöglichkeit um wichtige KPIs bereits im Email-Body zu reporten.

Außerdem besteht die Möglichkeit, deine Files zu Dokumentations-Zwecken in deiner Google Drive Ablage zu speichern. Das File wird in jenem Drive Ordner abgelegt, in dem dein Spreadsheet liegt. Hinweis: Dieses Feature ist derzeit noch in BETA!

Die gespeicherten Einstellungen können mit dem “Send Email Now” Button getestet werden: Eine Email wird sofort an die eingetragenen Adressen gesendet.

Kommt die Email korrekt an und wird der Report wie gewünscht dargestellt, kann mit den Einstellungen für die Planung weiter gemacht werden.

Sheet Einstellungen: Schedule Settings

Die Haupt-Funktionalität des Add-Ons ist das Planen von Emails: Erst dadurch können Spreadsheet Reports automatisiert verschickt werden. Du kannst einen oder mehrere Schedules aktivieren. Klick auf „Edit Schedule Settings“ um die Schedule Settings zu öffnen.

Schedule Settings

Screenshot: Schedule & Send Email Addon – Schedule Settings

Du kannst deine Reports wie folgt planen:

  • Einmalig: Das Spreadsheet wird einmalig zu einem bestimmten Datum in der Zukunft versendet. Du kannst auswählen zu welcher Uhrzeit die Email gesendet werden soll z.B. zwischen 10:00 und 11:00 Uhr vormittags.
  • Stündlich: Das Spreadsheet wird automatisch stündlich per Email verschickt.
  • Täglich: Du kannst auswählen zu welcher Uhrzeit das Spreadsheet täglich verschickt werden soll. Google lässt diese Einstellung nur auf Stunden-Basis zu, d.h. beispielsweise zwischen 10:00 und 11:00 Uhr vormittags.
  • Wöchentlich: Hier kannst du den Wochentag auswählen, an dem das Spreadsheet automatisch verschickt wird: Montag bis Sonntag. Auch hier kannst du wieder die Stunde auswählen
  • Monatlich: Hier kannst du den Monats-Tag auswählen z.B. an jedem 3. im Monat, sowie wiederum die Stunde.

Hinweis: Für Google Analytics Free User gilt eine Datenaktualität von 24h. D.h. für vollständige Reports, sollten diese immer erst einen Tag später verschickt werden z.B. Wochen-Reports am Dienstag, statt am Montag. Für Google Analytics 360 User garantiert Google eine Datenaktualität von 4h, die Reports können also auch am Montag ab 5 Uhr Früh versendet werden.

Mit dem Klick auf “Save” werden die Einstellungen gespeichert: Die Emails sind nun geplant, der Schedule aber immer noch inaktiv.

Add-On aktiv vs. inaktiv

Damit du den Schedule aktivierst, klicke auf den grünen „Enable Schedule“ Button. Ob das Add-On aktiv ist, zeigt der grüne Balken ganz oben in der Konfiguration:

schedule email

Screenshot: Schedule enabled

Ist das Add-On nicht aktiv bzw. wird das Planen und Versenden über den “Disable Schedule” Button deaktiviert, erscheint ein roter Balken ganz oben in der Konfiguration:

schedule disabled

Screenshot: Schedule disabled

Vorteile des Schedule & Email Plugins: Warum solltest du es ab heute jeden Tag nutzen!

Automatisierung von immer wiederkehrenden Aufgaben hat jede Menge Vorteile: Hier die wichtigsten im Überblick.

  • Es reduziert Arbeit. Vor allem Arbeit, welche immer die selbe ist. Anstatt den Report täglich zu aktualisieren, herunterzuladen und per Email an X Kollegen zu verschicken, braucht dieser Vorgang mittels Plugin nur einmal konfiguriert werden. Anmerkungen können z.B. wöchentlich einmal manuell hinzugefügt werden.
  • Es reduziert Overhead: Ein Spreadsheet zu öffnen, es zu aktualisieren, als PDF zu speichern und an die gewünschten Personen zu senden ist definitiv overhead. Denn es hindert den Webanalysten seine eigentliche Arbeit zu tun: zu analysieren.
  • Folglich wird Zeit gespart, die für wichtigere Aufgaben verwendet werden kann z.B. Insights aus den Daten zu suchen.
  • Es reduziert Fehler zu machen: Beispielsweise den Report vergessen zu versenden aufgrund eines stressigen Arbeitstags.

–> Jetzt Schedule& Email Plugin downloaden und Reports nie wieder manuell verschicken!

Bewertung & Feedback

Bei Fragen, Unklarheiten oder Feebdack, kannst du dich jederzeit gerne an mich wenden: Wirf zuerst einen Blick in die FAQs, auch um weitere Use Cases kennen zu lernen. Wird deine Frage nicht beantwortet, schreib  mir gerne eine Nachricht über mein Kontaktformular.

In den Release Notes findest du außerdem alle neuesten Features sowie eine Liste der Features, die auf meiner TODO-Liste stehen und bald verfügbar sind. Hast du Ideen oder Wünsche zur Erweiterung des Plugins? Dann freue ich mich ebenfalls über deine Nachricht.

Über 4.400 User sind bereits überzeugt. Probier auch du es aus!

Wenn dir mein Spreadsheet Schedule & Email Add-On gefällt, freue ich mich ganz besonders über ein gutes Rating im Chrome Web Store. 

Comments 18

  1. Pingback: Die Sendung mit der Metrik #6: "Wie du viele Websites mit Analytics im Griff hast" mit Michaela Linhart von Women's Best

  2. Is there a way to run multiple email schedules at once? I have multiple pages and want to send them to different groups. It seems as though I can only run one at a time and once I try running more than one, all schedules stop working

    1. Post
      Author

      Hi Savanna,

      currently it is not possible to run multiple email schedules to differnt groups within one spreadsheet.

      What you can do is sending one or several sheets to one or several people; the settings for these people remain the same.

      As a workaround: You can copy your spreadsheet so that you have one file for each group. Afterwards you can greate an email schedule and send each group the concerning files.

      Hope this might help.

      Best regards,
      Michaela

    2. Post
      Author

      Hi Savanna,

      I am excited to announce that this feature is available since yesterday (see release notes).

      You will find further information about how to use the schedules in my FAQs.

      Best,
      Michaela

  3. Is it possible to change the „current date“ to English? Right now, when I send emails using {%Date%} it sends it in German.

    Also, can you schedule it for weekdays only? Not including Saturday and Sunday.

    Thank you.

    1. Post
      Author

      Hi Samantha,

      thanks for your input to the Spreadsheet Plugin. 🙂

      Unfortunately it’s not that easy to change the current date to different languages, except user defines which language she want’s to use and this might become complex… For me it is mainly important to make the plugin as easy and understandable as possible. But I will think of a better solution which will be available in the next version (coming soon).

      Regarding weekdays scheduling: I am planning to set more schedule options e.g. for weekdays only, for weekends only, etc. Please find new and planned features in my Release Notes List.

      Best regards,
      Michaela

      1. Thank you for your quick feedback. I decided to use the cell value data value to show the current date instead, which worked. However, I now face a problem of the „Send Email Now.“ I am not receiving the email when I press the button. Is this a possible bug?

        Do you have an estimate date when the option for sending on weekdays will be available?

        Thank you once again.

        1. Post
          Author

          Hi Samantha,

          it might be possible that you send too many emails in the last couple of minutes, that’s why it doesn’t work anymore… Please wait some minutes and it should work again… (–> Google Limits).

          Will take some time for the weekdays schedule, I guess in three weeks latest (easter holidays in Austria).

          Best regards,
          Michaela

    1. Post
      Author

      Hi Dennyarea,

      yes, the Send & Email Spreadsheet Plugin is completly for free.

      Just add it to your Google Spreadsheet Add-Ons and try it out. 🙂

      Best regards,
      Michaela

  4. Guten Tag
    Ich bekomme die E-Mail mit allen Blättern der Datei im PDF-Format, aber einige Dateien kommen mit einer Größe von 2k und ich markiere Fehler beim Öffnen, als ob die Datei beschädigt wäre, so kommt in der Regel die Hälfte der E-Mails an

    1. Post
      Author

      Hi Luis,

      leider hat Google ein Quote-Limit hier und versendet bei großen Datenmengen meistens bis zu 5 Sheets „normal“, die restlichen sind allerdings leer.

      Hier kann ich leider nur empfehlen mit Workarounds zu arbeiten z.B. auf zwei Sheets aufteilen und getrennt zu versenden.

      Das ist zwar unpraktisch, wird aber vermutlich bei keinem anderen Plugin besser gehen, da diese Quota-Limits von Google vorgegeben sind.

      Liebe Grüße,
      Michaela

  5. I am trying to use your sheets addon to send a daily PDF of a Google sheet. It seems pretty easy to use. However, the emails are being blocked even when I send it to my own gmail account. Is there something I am missing on the setup that tells Gmail that your add-on is okay to send email?

    1. Post
      Author

      Hi Corey,

      this sounds really strange to me…

      There is no further setup needed to send emails, except entering the recipient email address.

      Would it be possible to send me a test email with the plugin with mimi@analyticskiste.blog as a recipient?

      If this doesn’t work, please send me the error message / mail or what ever you get for response.

      Further you can send me an email from your gmail-address too, just to test if something went wrong with your email address…

      Afterwards I can have a more detailed look on this.

      Best regards,
      Michaela

  6. Hi,

    I see that you responded to someone 3 months ago about releasing the option to send emails during the weekdays. Are you working on this still?

    1. Post
      Author

      Hi Alexa,

      I am excited to announce that this feature is available since yesterday (see release notes).

      You will find further information about how to use the schedule only for weekdays in my FAQs.

      Best,
      Michaela

    1. Post
      Author

      Hi Max,

      you can include time in subject by using the „insert dynamic values“ feature.

      With this you can refer to any cell in your spreadsheet e.g. a cell containing your favored time.

      Use the time functions to get the time dynamically.

      Best,
      Michaela

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