Custom Alerts: Wie du in 9 Minuten täglich 2 Stunden Arbeit sparst – für immer14 min Lesezeit

Michaela Linhart 4 Comments

Als Webanalyst ist es deine Aufgabe die Daten in Google Analytics möglichst sauber zu halten: Das heißt, du musst jeden Tag mindestens 2 Stunden kontrollieren ob alles in Ordnung ist… ODER: Du richtest dir in 9 Minuten 18 Custom Alerts ein und konzentrierst dich ab jetzt auf die wichtigen Dinge im Leben – die spannenden Analysen!

Täglicher Daten-Check: Langweilig!

Wer nicht täglich seine Daten überprüft, läuft Gefahr ein Problem zu übersehen – und das kann richtig, richtig böse enden.

Aber: Wer hat schon Zeit jeden Tag händisch seine Daten zu durchforsten? Und vorallem, wer hat schon Lust auf diese doch recht langweilige Aufgabe? Denn jedes Analyse Tool und vorallem deine Daten bieten viel spannendere Analysen.

Es gibt jedoch eine Lösung:

–> Google Analytics Custom Alerts

Mit Custom Alerts (auf Deutsch: benutzerdefinierte Benachrichtigungen) erhältst du automatisch eine Benachrichtigung per Email oder SMS, wenn sich der Traffic auf deiner Website maßgeblich ändert – oder jegliches anderes Event eintritt wie beispielsweise deine Transaktions um 50% abgefallen sind.

Google Analytics Custom Alert Email

Screenshot: Google Analytics Custom Alert Email

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen machen dich also automatisch auf Website-Probleme aufmerksam – ohne dass du dafür täglich zwei Stunden manuellen Daten-Check in Google Analytics leisten musst.

Wann immer etwas dramatisches passiert z.B. keine Daten mehr in GA einlaufen: Custom Alerts lassen es dich wissen!

Und du kannst sofort Maßnahmen ergreifen: Beispielsweise einen tieferen Blick in die Daten werfen, deine IT um Hilfe bitten oder deinen Chef informieren. Das macht dieses Feature wahnsinnig wertvoll.

Custom Alerts sind super schnell und easy eingerichtet. Im folgenden zeige ich dir das Setup im alten Universal Analytics sowie im neuen Google Analytics 4:

How to: Custom Alert Setup in Universal Analytics

In Universal Analytics (Google Analytics ALT) befinden sich die Einstellungen unter Administration auf Datenansichts-Ebene:

Custom Alert Universal Analytics Administration

Screenshot: Universal Analytics Custom Alert in der Administration

Unter Personal Tools & Assets befindet sich der Menüpunkt Custom Alerts: Ein Klick darauf und es öffnet sich die Administrations Oberfläche. Hier können bis zu 50 Custom Alerts pro Datenansicht eingerichtet, bearbeitet und wieder gelöscht werden.

Custom Alert Administrations Oberfläche

Screenshot: Custom Alert Administrations-Oberfläche

Um einen neuen Alert zu erstellen, klicke auf den roten Button +New Alert: Es öffnen sich die Alert-Konfiguration.

New Custom Alert in Google Analytics

Screenshot: New Custom Alert in Google Analytics

Naming Convention für Custom Alerts

Gib deiner benutzerdefinierten Benachrichtigung einen möglichst sprechenden Namen, sodass du auch später noch weißt um was es sich bei dieser Benachrichtigung handelt.

Dieser Name ist auch jener, den du per Email zugeschickt bekommst – umso wichtiger ist, dass er deutlich und klar ist.

Meine Best Practice Namens-Nomenklatur:

<Bereich>: <Metrik> increase / decrease <%> (<Zeitraum>)

Beispiel: Ecommerce: Revenue increase 70% (daily)

Datenansicht auswählen

Im nächsten Schritt kannst du die gewünschten Datenansichten auswählen, auf welche der Alert angewendet wird.

Standardmäßig ist in Universal Analytics immer die aktuelle Datenansicht ausgewählt.

Optional kannst du beliebige weitere Datenansichten selektieren. Das ist super praktisch, denn dadurch musst du deine Alerts nicht x-Mal in verschiedenen Views anlegen – sondern eben nur einmal. Google Analytics kopiert dir deine Alerts automatisch in die gewünschten Datenansichten.

Außerdem sind Alerts, die du in einer Datenansicht anlegst nur für dich sichtbar – und nicht für andere User dieser Datenansicht.

Custom Alert Einstellungen können auch nicht mit anderen Google Analytics Usern geteilt werden.

Bedingung festlegen

Als nächstes folgt der gewünschte Zeitraum bzw. die Bedingung, in dem deine Benachrichtigungen zugeschickt werden: Hier gibt es Tag, Monat und Jahr zur Auswahl.

So wie immer in Universal Analytics sind Grün die Dimensionen und blau die Metriken.

Schauen wir uns als Beispiel den Revenue Drop um 70% an:

Custom Alert Konditionen

Screenshot: Custom Alert Konditionen in Universal Analytics (alt)

Als Dimension wird “Alle Zugriffe” ausgewählt. Du könntest aber auch Trigger für ein bestimmtes Land, eine bestimmte Kampagne oder einen Kanal auswählen.

Als Metrik wird “Umsatz” ausgewählt.

Die Bedingung ist: “% Abnahme um”.

In das Feld wird der %-Wert eingetragen z.B. 70%. Du könntest hier auch 50% oder schon 30% einstellen.

Tipp: Wenn du, so wie wir, täglich größere Schwankungen in deinem Onlineshop hast, wähle einen höheren Wert, damit du auch wirklich nur dann benachrichtigt wirst, wenn die Schwankung außergewöhnlich hoch oder niedrig ist. Andernfalls erhältst du sehr, sehr viele Benachrichtigungen, die dadurch auch an Wert verlieren.

Bei täglichen und monatlichen Alerts, kannst du zuletzt noch den Zeitraums-Vergleich auswählen: Vortag, gleicher Tag in der vorherigen Woche oder gleicher Tag im Vorjahr.

Tipp: Wenn du genügend Daten in deiner Datenansicht hast, ist der Vergleich “gleicher Tag im Vorjahr” am geeignetsten, weil du dadurch am ehesten saisonale Schwankungen in der Analyse vermeidest.

Benachrichtigung versenden

Deine Alerts kannst du dir und beliebig weiteren Personen per Email oder SMS zuschicken lassen.

Wichtig: SMS ist nicht immer und nicht für jeden Account freigeschalten.

In Universal Analytics musst du die Checkbox “Email an mich senden, wenn diese Benachrichtigung ausgelöst wird” anhacken und deine Email Adresse ins Feld eintragen:

Custom Alert Einstellung per SMS

Screenshot: Custom Alert Einstellung per SMS

Via SMS benachrichtigen lassen macht dann Sinn, wenn der Alert wirklich brennend ist und SOFORT eine Maßnahme ergriffen werden muss. Beispielsweise wenn keine Daten mehr in die Datenansicht einlaufen. Oder wenn der Revenue auf 0€ sinkt. Andernfalls macht eine Email mehr Sinn.

Speichern nicht vergessen.

Schon ist der Alert eingestellt und du wirst ab heute jeden Tag informiert, wenn dein Umsatz um mehr als 70% steigt – und das ganz ohne dafür täglich und stundenlang deine Universal Analytics Daten durchwühlen zu müssen. ✅

How to: Custom Alert Setup in Google Analytics 4

Was ist Google Analytics 4 (GA4)? GA4 ist seit Oktober 2020 das neue Google Analytics. Keine Sorge: Universal Analytics gibt es immer noch!

Erfahre hier alle Vorteile von GA4 und warum du es schon jetzt parallel zu Universal Analytics nutzen sollst: >> Hurra, hurra Google Analytics 4 ist da!

In Google Analytics 4 verstecken sich die benutzerdefinierten Benachrichtigungen auf der Startseite in der Statistiken-Karte:

Custom Alert Setup in Google Analytics 4

Screenshot: Custom Alert Setup in Google Analytics 4

Mit Klick auf „Alle Analysedaten ansehen“ gelangst du in die Insights-Overview. GA4 scannt deine Website regelmäßig automatisch auf Anomalien. Wurden Anomalien erkannt, werden sie im Analytics-Radar bzw. hier in der Übersicht angezeigt.

Rechts oben gibt es zwei unscheinbare Buttons: Verwalten und Erstellen. Hier können deine Custom Alerts verwaltet und erstellt werden:

Custom Alert in Google Analytics 4 erstellen und verwalten

Screenshot: Custom Alert in Google Analytics 4 erstellen und verwalten

Wenn du auf „Erstellen“ klickst, kommst du in den Custom Alert Builder:

Custom Alert in GA4 erstellen

Screenshot: Custom Alert in GA4 erstellen

Die empfohlenen benutzerdefinierten Informationen von Google Analytics 4 kannst du direkt mit einem Klick erstellen (empfohlen!).

Keine Sorge, du wirst nicht automatisch mit Emails zugespamt, sondern kannst die Email Benachrichtigung für die gewünschten Anomalien selber verwalten:

Custom Alerts in GA4 verwalten

Screenshot: Custom Alerts in GA4 verwalten

Zusätzlich zu den von Google Analytics 4 empfohlenen Custom Alerts kannst du auch deine eigenen Anomalien erstellen und dich per Email benachrichtigen lassen:

Eigenen Custom Alert in Google Analytics 4 erstellen

Screenshot: Eigenen Custom Alert in Google Analytics 4 erstellen

Das Setup funktioniert ähnlich wie bei Universal Analytics:

  1. Bedingung festlegen
    1. Häufigkeit der Auswertung: stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich
    2. Segment auswählen zB Alle Nutzer
    3. Messwert auswählen
    4. Bedingung festlegen
  2. Namen vergeben
  3. Emails definieren

Speichern nicht vergessen.

Email-Benachrichtigung unter „Verwalten“ aktivieren und du bekommst zukünftig wunderschöne Emails mit Informationen zu deinen Anomalien. ✅

Best Practice Custom Alerts für Webshops

Es gibt hunderte Möglichkeiten, welche Custom Alerts UNBEDINGT in Google Analytics eingerichtet werden sollten: Aber natürlich kommt es (wie immer) ganz auf das Unternehmen, die Website und deren Ziele an, welche tatsächlich sinnvoll sind.

Es ist nämlich nutzlos, 30+ Custom Alerts pro Datenansicht einzurichten und täglich von zig “unnötigen” Benachrichtigungen überflutet zu werden. In diesem Fall gilt also: Weniger ist mehr!

Du solltest also tatsächlich nur die aller wichtigsten Metriken als Alert einrichten. Falls es dir schwer fällt dich für die wichtigsten zu entscheiden, beachte die folgenden Fragen. Beantwortest du zumindest eine mit “ja”, macht es Sinn diesen Alert bei dir einzurichten:

  • Hilft dir diese Information zu messen, ob deine Business- und Website Ziele erreicht oder übertroffen werden?
  • Hilft diese Information zu beurteilen, ob deine KPIs erreicht oder übertroffen werden?
  • Macht mich dieser Alert produktiver?

Nach diesem Prinzip habe ich folgende benutzerdefinierte Benachrichtigungen für meine Ecommerce Websites definiert. Sie helfen mir nicht nur die Kontrolle über den Verkaufs-Erfolg zu behalten, sondern auch über die Website und alle Kanäle.

6 Traffic Custom Alerts:

  • Traffic: No Data (daily)
    • Alle Zugriffe, Sitzungen “ist weniger als” 10
  • Traffic: Self Referrals occur (daily)
    • Quelle “enthält” hausdorf.at, Sitzungen “ist größer als” 1
  • Traffic: Sessions drop / raise (daily)
    • Alle Zugriffe, Sitzungen “% Abnahme um mehr als” 50%
    • Alle Zugriffe, Sitzungen “% Zunahme um mehr als” 50%
  • Traffic: Pageviews drop / raise (daily)
    • Alle Zugriffe, Seitenaufrufe “% Abnahme um mehr als” 50%
    • Alle Zugriffe, Seitenaufrufe “% Zunahme um mehr als” 50%

6 Channel Custom Alerts:

  • Channel: Email Traffic drop / raise (weekly)
    • Medium “matches exactly” email, Sitzungen “% Abnahme um mehr als 50%” verglichen mit der vorherigen Woche
    • Medium “matches exactly” email, Sitzungen “% Zunahme um mehr als 50%” verglichen mit der vorherigen Woche
  • Channel: Organic Traffic drop / raise (weekly)
  • Channel: Social Traffic drop / raise (weekly)

6 Ecommerce Custom Alerts:

  • Ecommerce: Revenue drop / raise (daily)
    • Alle Zugriffe, Umsatz “% Abnahme um mehr als” 70%
    • Alle Zugriffe, Umsatz “% Zunahme um mehr als” 70%
  • Ecommerce: Transactions drop / raise (daily)
  • Goals: XX drop / raise (daily / weekly)

1 PII Check Custom Alert (Must Have!)

  • Data Security: Check for PII (siehe Details)
    • Seite stimmt mit regex überein: @|login=|name=|vorname=|nachname=|firstname=|lastname=
    • Seitenaufrufe ist größer als 1

Je nach Website können auch diese Custom Alert relevant für dich sein:

  • Site Usage: Absprungrate, Neue User
  • Ecommerce: Durchschnittlicher Warenkorbwert, Conversion Rate
  • Content: Sitzungen mit Site Search, Zeit nach der Site Search, Such Ausstiege, Durchschnittliche Seitenladezeit
  • Adwords: Clicks, Impressions, Costs, CTR, CPC

Custom Alert: Diese Benachrichtigung erhältst du von GA

Einmal alle 18 Must-Have Custom Alerts für Onlineshops eingerichtet (Dauer: mit meiner Vorlage ca. 9 Minuten) und du ersparst dir täglich 2 Stunden langweiligen Daten-Check in Google Analytics. Tritt eines oder mehrere der Ereignisse ein, schickt dir Google Analytics folgende Email:

Custom Alert Email

Screenshot: Custom Alert Email

Du erhältst immer EINE Email, gesammelt mit allen Alerts des GESTRIGEN Tages, der VORIGEN Woche oder des VORIGEN Monats.

Hinweis: Was du nicht erhälst ist eine Benachrichtigung in dem Moment, in dem das Ereignis eintritt. Das ist auch meistens gar nicht möglich, denn die Berechnung des täglichen Umsatzes kann nur nach Ablauf des Tages am Folgetag vorgenommen werden.

Custom Alert: Diese Analyse erhältst du von GA

Klickst du auf einen der Links in der Email, wirst du zu folgenden Detail Report weiter geleitet:

Custom Alert im Detail

Screenshot: Custom Alert im Detail

Hier siehst du im Detail welche Metrik um wie viel Prozent gestiegen ist – inklusive Liniendiagramm. Was du ebenfalls erhältst ist eine Liste der Dimensionen, die wesentlich zu dieser Steigung / Senkung beigetragen haben. Mit einem Klick, kannst du sogar direkt zum Detailreport springen und tiefer analysieren.

Du findest also ziemlich schnell heraus, warum z.B. der Umsatz gesunken ist. Vielleicht ist ein Drop nur natürlich entstanden, weil du letzte Woche einen Newesletter verschickt hast, der extrem viel Umsatz erzeugt hat. Während diese Woche kein Newsletter verschickt wurde und der Umsatz wieder auf Normal-Nivau gesunken ist…

Custom Alerts in der Benutzeroberfläche

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen sind nicht nur über die Email aufrufbar, sondern natürlich auch über die Benutzeroberfläche. Und zwar unter “Personalisieren” → “Benutzerdefinierte Benachrichtigungen”.

Custom Alerts in der Benutzeroberfläche

Screenshot: Custom Alerts in der Benutzeroberfläche

Hier findest du eine Liste aller Alerts, die dir Google Analytics gesendet hast. Am Ende der Zeile kannst du unter „Details“ die Detail-Analyse öffnen.

Fazit: Custom Alerts, meine Helden des Alltags

Custom Alerts sind also super bequem um deine Google Analytics Daten regelmäßig zu kontrollieren – ohne dabei viel Aufwand zu haben. Egal ob eine Website oder X: Die Einrichtung von Custom Alerts zahlt sich IMMER aus um dauerhaft informiert zu bleiben.

Ich persönlich finde, es ist einer der wichtigsten Features, die man in GA nutzen sollte. Und gleichzeitig ist es vermutlich eines der Features, die am meisten vernachlässigt und am wenigsten geschätzt wird. Dabei sind sie kleine Helden des Alltags…

Also: Gleich Google Analytics öffnen und in nur 9 Minuten deine Arbeit für immer reduzieren! 🙂 

ADD ON: Google Analytics Intelligence

Mitte 2017 wurde das alte Custom Alert Feature von GA wesentlich verändert: So wurden beispielsweise die automatischen Alerts komplett entfernt und gegen das neue Intelligence-Feature ersetzt.

Intelligence funktioniert ähnlich: Google Analytics versucht auf Basis deiner Daten AUTOMATISCH Ausreißer zu erkennen. Neu ist allerdings, dass zusätzlich ein Machine Learning Algorithmus eingebaut wurde, der lernt deine Daten zu verstehen, richtig darzustellen und daraus Handlungsempfehlungen ableitet.

Ebenfalls neu: Statt unter Personalisierung, ist Intelligence nun rechts über den Reports verfügbar: (Stand 10/2017: GA Intelligence ist derzeit nur in Englischer-Sprache verfügbar! –> ggfs. Sprach-Einstellungen anpassen!)

Google Analytics Intelligence in der Benutzeroberfläche

Screenshot: Google Analytics Intelligence in der Benutzeroberfläche

Ein Beispiel: Die Intelligence-Analyse zeigt, dass unser Urlaubspaket-Newsletter im Vergleich zu allen anderen Newslettern am schlechtesten performt hat.

Google Analytics Intelligence Beispielt

Screenshot: Google Analytics Intelligence Beispiel

So liegt die durchschnittliche Sitzungsdauer bei diesem Newsletter nur bei 0:21 Minuten. Andere Kampagnen erzielen hingegen 3:21 Minuten. Auch war die Conversion Rate dieses NL mit 0% eine Katastrophe. Bei anderen Kampagnen erzielen wir immerhin 6%.

Spannend finde ich die Empfehlung von Google: Evaluiere wie diese Kampagnen relativ zu deinen Zielen performen und überlege wie du deine Marketing Ressourcen am geeignetsten für dieses Medium einsetzt.

Wäre mein Ziel, einen möglichst geringen Umsatz mit der Kampagne zu erzielen, hätte ich dieses  definitiv erreicht: Möglicherweise lag aber eine ganz andere Intention dahinter z.B. Leads zu generieren, Bestandskunden in den stationären Handel zu locken, usw.

Tatsächlich war es aber so, dass Kunden direkt auf den NL mit “Ja bitte bestellen” antworten sollten: Damit gingen die Bestellungen direkt ins Lager und nicht über den Onlineshop…

Frag Google: Das Google Analytics Radar

Ein weiteres ziemlich cooles Feature ist das GA Radar: Du kannst deine Analytics Fragen direkt und in natürlicher Sprache in das Suchfeld eingeben und Google Analytics beantwortet sie dir. Dabei muss eine Frage immer aus zumindest einer Dimension und einem Messwert bestehen.

Google Analytics Radar

Screenshot: Google Analytics Radar

Als Beispiel-Frage schlägt mir Google folgende vor: Wieviele (Metrik) weibliche User (Dimension) kommen aus Österreich (Filter)? Google übersetzt das in “users for gender of female and country of Austria”. Und als Antwort erhalte ich: 13 → Es funktioniert also wirklich!

Welche Fragen du dem Google-Orakel am Anfang stellen kannst, kannst du hier im Google Support Center nachlesen.

Umso mehr Fragen du deinem Google-Orakel stellst, umso besser wird es: Auch hier verbirgt sich also ein Machine Learning Algorithmus , der lernfähig ist und mit der Zeit immer klüger wird.

Aber keine Angst, so gut wie ein Web Analyst wird das Feature noch lange nicht sein, denn es versteht deinen Business-Hintergrund nicht. Jedoch ist es ist ein erster Weg in Richtung “automatische Insights”. Und ich bin sehr gespannt, was da noch alles kommen wird!

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???? Happy Analyzing,

Deine Michaela

  • […] Tipp: >> Hier erfährst du mehr über Custom Alerts und welche du für dein Unternehmen … […]

  • […] I describe those in detail here. (The post is in German, but the Google Chrome translation works well.)  […]

  • Liebe Michaela,

    wie alle Deiner Artikel ist auch dieser wieder super geschrieben!

    Ich liebe benutzerdefinierte Benachrichtigungen mindestens genauso wie du 🙂

    Leider habe ich im Netz keine Informationen dazu gefunden, wieviel benutzerdefinierte Benachrichtigungen maximal hinterlegt werden können ?

    Gibt es hier ein offizielles Limit seitens Google Analytics?
    Weißt Du hier vielleicht mehr?

    Vielen Dank Dir schon mal,
    Stella

    • Hallo Stella,

      das Limit in Universal Analytics liegt bei 50 Custom Alerts pro Datenansicht.

      Das Limit für Google Analytics 4 habe ich noch nicht entdeckt – könnte aber ähnlich hoch sein.

      Liebe Grüße,
      Michaela