Leitfaden: Google Analytics 4 Tracking-Monitoring Advanced mit Google Sheets und Email + Vorlage27 min Lesezeit

Als Digital Analyst ist es deine Aufgabe, die Daten in Google Analytics 4 möglichst sauber zu halten. Heißt: Deine Ereignisse müssen regelmäßig in GA4 einlaufen, damit die Dimensionen, Metriken und letztendlich deine Berichte sauber befüllt werden. Andernfalls…

Kein Tracking-Monitoring ist keine Lösung

Andernfalls läufst du Gefahr, Anomalien zu übersehen, welche im schlimmsten Fall zu einem mehrtägigen Tracking-Ausfall und somit zu Lücken in der Datenerfassung führen:

Fehlendes Tracking bedeutet fehlende Daten in Google Analytics.

Fehlende Daten führen zu fehlerhaften und ungenauen Analysen und Reports. Datenvergleiche sind beeinträchtigt.

Im schlimmsten Fall ist allerdings nicht nur Google Analytics betroffen, sondern auch deine Marketing Tools wie Google Ads, Meta & Co. Das kann richtig, richtig teuer werden: 💸

Ein Tracking-Ausfall ist der Gipfel des Eisbergs – der worst case.

Auch schlimm ist, wenn eine Bezahlmethode wie bspw. Paypal mehrere Tage nicht funktioniert, Kunden nicht kaufen können – und niemanden fällt es auf.

Ebenfalls schlimm ist, wenn der Umsatz in einem Marketing-Kanal einbricht – und niemanden fällt es auf.

Das darf nicht passieren!

Alle plötzlichen und extremen Abweichungen nach unten⬇️ oder auch nach oben⬆️ sind wertvolle Informationen über eine Veränderung auf der Website: Traffic- und Conversion-Spitzen genauso wie -einbrüche.

Ziel ist, die Zeit bis zur Erkennung der Abweichung so kurz wie möglich zu halten, um im Bedarfsfall sofortige Maßnahmen zu setzen.

Zumindest eine Ursachenforschung bzw. detaillierte Analyse, woher und warum es zu einem Peak oder Drop gekommen ist, ist zwingend notwendig, weil wozu sonst haben wir Google Analytics im Einsatz?

Das kann natürlich keinesfalls manuell passieren.

Ein täglicher, manueller Datencheck ist nicht nur aufwändig, sondern auch stink langweilig. Jedes Analyse-Tool und vorallem deine Daten bieten wesentlich spannendere Aufgaben als manuelle Überprüfungen.

Ziel ist, proaktiv über Abweichungen informiert zu werden. 

Per Email.

Auf Slack.

Oder einen anderen präferierten Weg.

Dazu bietet Google Analytics 4 das “Custom Insights”-Feature:

>> GA4 Custom Insight überspringen und gleich zur Google Sheets Vorlage springen wie ein Känguru🦘. 

GA4 Custom Insights: Nett aber unflexibel

Avinash Kaushik, Altmeister der Webanalyse, hat vor vielen Jahren mal gesagt: Du bist kein guter Web-Analyst, wenn du nicht wenigstens 5 benutzerdefinierte Benachrichtigungen in Google Analytics erstellt hast.

Eine sehr einfache Form der Anomalie-Detektion (Peaks & Drops) bietet Google Analytics über das “Custom Insights”- oder “Analytics-Statistiken”-Feature (vormals „Custom Alerts“ oder „benutzerdefinierte Benachrichtigungen“).

Einerseits erkennt Google Analytics, auf Basis von maschinellem Lernen, automatisch Anomalien in deinen Daten und informiert dich über diese im “Insights”-Bereich:

Zum GA4 Insights-Bereich gelangst du über: Berichte –> Bericht-Snapshot –> 3. Widget „Statistiken“ –> Klick auf „Alle Statistiken ansehen“.

Screenshot: Google Analytics 4 Bericht Snapshot

Zusätzlich können eigene, benutzerdefinierte Statistiken erstellt werden. Klicke dazu im Insights-Bereich rechts oben auf den blauen „Erstellen“-Button und du kannst eine eigene benutzerdefinierte Information erstellen:

Es können eigene Bedingungen definiert werden.

Beispiel: Der Messwert „Aktive Nutzer“ ist im Vergleich zur Vorwoche um 80% gesunken.

Das ist eine dramatische Information, die eine sofortige Reaktion bedarf.

Wenn die Bedingung erfüllt wird, wir automatisch eine Karte im Statistik-Dashboard angezeigt.

Bei Bedarf kannst du dich auch per Email über die Änderung benachrichtigen lassen.

Wie genau das Custom Insights Feature im Detail funktioniert, habe ich in diesem Blogartikel im Detail beschrieben: >> Custom Alerts – Wie du in 9 Minuten täglich 2 Stunden Arbeit sparst

Vorteile Custom Insights

Custom Insights sind super bequem, um deine Google Analytics Daten regelmäßig zu kontrollieren – ohne dabei viel Aufwand zu haben.

Es ist das Minimum-Setup an Monitoring, dass jede Website aktiv haben sollte, wenn kein anderes Webanalyse-Monitoring im Einsatz ist.

Zumindest die tägliche Überprüfung, ob Daten in GA4 einlaufen, haben wir bei all unseren Kunden aktiv um sofort informiert zu werden, falls das Tracking nicht mehr funktionieren sollte.

Der „Keine Daten in GA4“-Alert ist der wichtigste Alert überhaupt:

Nachteile Custom Insights

Obwohl Custom Insights lebensnotwendig sind, sind sie furchtbar unflexibel.

So können bspw. nur Metriken abgefragt werden – nicht aber Dimensionen.

Das hat den Nachteil, dass die Anzahl der Ereignisse insgesamt überwacht werden kann – nicht aber spezielle Ereignisse wie bspw. der purchase, ein form_submit oder generate_lead.

Auch über Segmente ist auf den Ereignisnamen nicht filterbar!

Zudem fehlen wichtige Metriken speziell im Ecommerce-Bereich wie bspw. Hinzufügen zum Warenkorb, Begin Checkout usw… Auf diese Daten können derzeit keine Alerts gesetzt werden!

Ebenfalls können auf Custom Dimensions und Custom Metrics (benutzerdefinierte Definitionen) keine Alerts gesetzt werden.

Die Bedingungen sind fix vorgegeben – es können keine eigenen, komplexeren Bedingungen definiert werden:

• Weist Anomalie auf (Google entscheidet, wann ein Alert gesendet wird)
• Ist kleiner als oder gleich
• Ist größer als oder gleich
• Anstieg in % mehr als
• Absenkung in & mehr als
• Änderung in % mehr als

Ebenfalls sind keine Kalkulationen möglich.

Zuletzt ist auch nachteilig, dass die versendete Email nicht anpassbar ist. Pro Insight wird eine Email versendet, die immer gleich aussieht:

Eine Zusammenfassung mehrerer Alerts zu einer Email ist nicht möglich!

Deswegen: Nett aber nein.

Das muss besser gehen!

Beispielsweise über diesen Weg:

GA4 Monitoring via Google Sheets: So geht’s

Eine Möglichkeit für das Setup eines fortgeschrittenen Google Analytics 4 Monitorings ist über Google Sheets mit dem “GA4 Report Builder für Google Analytics“ in Kombination mit dem “Schedule & Send Email” Addon.

Hinweis: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten ein advanctes Monitoring für Google Analytics 4 aufzusetzen wie bspw. über Looker Studio ggfs. sogar in Kombination mit BigQuery, den Rohdaten von GA4.

Nach zahlreichen Anläufen und Testings haben wir festgestellt, dass Google Sheets die Schnellste und Einfachste Möglichkeit bietet, ein Monitoring aufzusetzen. Deswegen starten wir immer erstmal mit Google Sheets und optimieren dieses, bis alle Stakeholder zufrieden sind. Bei Bedarf entwickeln wir das Monitoring weiter und ergänzen bspw. ein Looker Studio Dashboard.

Dieser Blogartikel richtet sich daher auf das schnelle und einfache aber dennoch advancte Monitoring-Setup mit Google Sheets!

Der Setup-Prozess kurzum

Google bietet die Möglichkeit, die Google Analytics Daten über ein Addon in Google Sheets abzufragen: Das „GA4 Reports Builder für Google Analytics“-Sheets Addon. Dazu gleich mehr…

Mit dem Addon werden die Google Analytics Daten in Google Sheets geladen und können im weiteren Schritt aufbereitet werden – nicht nur in Form einer Tabelle, sondern auch grafisch über diverse Diagramme bis hin zu ganzen Reports.

Die Daten-Aufbereitung könnte bspw. wie folgt aussehen:

Hinweis: Auf dieses Template gehen wir gleich im Detail ein und stellen dieses auch als Vorlage zur Verfügung.

Über Google Sheets Formeln und Funktionen können die GA4-Daten kontrolliert, überprüft und automatisch überwacht werden.

Die Bedingung, wann eine Abweichung in den Daten “höchst dramatisch” oder “hammermäßig gut” ist, kann selbst definiert werden.

Tipp: Beispielsweise ziehen wir zur Berechnung eines Alerts gerne den Durchschnittswert der letzten X* Tage heran und überprüfen, ob der gestrige Tag <=X% oder >=X% des Durchschnittswerts beträgt.

Somit können Schwankungen wie bspw. Wochenenden oder Feiertagen sehr gut ausgeglichen werden.

X* Tage können bspw. 28, 30, 60, 90 oder eine andere Anzahl sein.

Ist der Betrag <=X% ist er zu niedrig (negativ!) und es soll ein Email-Alert gesendet werden.

Ist der Betrag >=X% ist der Wert höher (positiv!) und es soll ebenfalls Email-Alert gesendet werden.

Wichtig: Wann ein Alert gesendet wird, kann individuell je Ereignis, Dimension und Metrik bestimmt werden. Das ist der gigantische Vorteil!

Ist das Monitoring-Framework in Google Sheets aufgesetzt, kann im nächsten Schritt die Email-Benachrichtigung eingerichtet werden.

Dazu haben wir vor vielen Jahren ein Google Sheets Addon entwickelt: Das “Schedule & Send Emails”-Addon. Dazu ebenfalls gleich mehr…

Der Vorteil des “Schedule & Send Emails”-Addon ist, dass die Email komplett customizable ist – vom Betreff, über den Inhalt bis zu den Empfängern. Sollte eine Funktion fehlen, wird sie von uns direkt hinzugefügt. 🤓

Die Alert-Email kann bspw. wie folgt aussehen:

Highlight: Der Alert ist an einem Sonntag Nachmittag versendet worden. Wäre der Wert bei „Ergebnis = zu niedrig“ kritisch gewesen, hätten wir sofort reagieren können – Hammer!

In diesem Fall haben wir jedoch den Schwellwert für das purchase-Event angehoben, damit geringe Abweichungen nicht mehr als Alert versendet werden. Ziel ist, Emails nur im Extremfall zu versenden, um blindes wegklicken zu vermeiden.

Hinweis: Es dauert eine Weile bis das Monitoring so eingestellt ist, dass es zuverlässig funktioniert. In der Testphase sollten Emails nur an dich gesendet werden, um Schrecksekunden🥵🥶 zu vermeiden.

Ist der Email-Alert eingerichtet, ist das Monitoring-Setup fertig. ✅

Zusammengefasst erfolgt das Google Analytics Monitoring-Setup in 5 Schritten, wie folgende Grafik verdeutlichen soll:

1. Die GA4 Daten werden über den “GA4 Report Builder” in Google Sheets abgefragt.
2. Ein Alert-Intervall zur automatischen Überwachung wird eingestellt z.B. täglich.
3. Bedingungen für Alerts werden definiert z.B. <=X% oder >=Y%
4. Datenaufbereitung
5. Email & Schedule zur automatischen Benachrichtigung einrichten.

Achtung Limits: Da Google Analytics 4 derzeit nur über eine Data Freshness von 24-72h verfügt, können die GA4-Daten nur mit einer Latenz von mind. 24h abgefragt werden. Eine Realtime-Abfrage ist derzeit nicht möglich!

Soweit das System, jetzt die Vorteile:

Vorteil dieser Lösung

Du bist flexibel:

• Du kannst beliebige GA4 Ereignisse, Dimensionen und Metriken monitoren.
• Du kannst deine Daten beliebig filtern und segmentieren.
• Du kannst deine Daten beliebig aufbereiten.
• Wann ein Alert gesendet wird, kannst du individuell je Ereignis, Dimension und Metrik bestimmen.
• Du kannst individuell angepasste Emails versenden.

Außerdem geht das Setup relativ schnell und einfach, im Vergleich zu komplexeren Lösungen mit Looker Studio und BigQuery.

Rahmenbedingungen

Bevor du mit dem Setup beginnst, müssen die Rahmenbedingungen definiert werden.

#1: Wer soll über Anomalien informiert werden? Welche Stakeholder?

• Du
• die Marketing-Leitung
• die Chefetage
• deine Kunden
• deine Agentur

Jede Zielgruppe möchte üblicherweise über andere Anomalien auf der Website informiert werden. Sie haben unterschiedlichen Anforderungen und Entscheidungsinteressen und -befugnisse.

Jede Zielgruppe benötigt daher ggfs. ein eigenes Alert-Setup.

Empfehlung: Starte am besten mit einer Zielgruppe um möglichst schnell ein erstes Setup zu erhalten. Alles andere kann zur Verzettelung und Demotivation führen.

#2: Über welche Anomalien möchten die Stakeholder informiert werden?

Um nur relevante Alerts (Emails) zu verschicken, sollte detailliert aufgeschrieben werden, wer welche Informationen erhalten möchte.

• Was sind für das Unternehmen kritische Ereignisse, die eintreten können und über die sofort informiert werden muss?
• Welcher Kanal ist der Wichtigste für Conversions?
• Welche GA4 Ereignisse sollen überwacht werden?
• Welche Dimensionen?
• Welche Metriken?

Im folgenden sammeln wir typische Fehler (Drops), die über das Monitoring schnell aufgedeckt werden sollen: 

• Die Website geht offline und somit das Tracking.
• Das Tracking geht offline, bspw. weil bei einem Theme-Update der Tracking-Code entfernt wurde.
• Ein bestimmtes Ereignis geht offline, bspw. weil sich das Design der Website geändert hat und das automatische Tracking über den Google Tag Manager nicht mehr funktioniert.
• Conversions brechen ein, bspw. Käufe oder Kontaktanfragen.
• Der Umsatz bricht ein.
• Traffic und Conversions von Marketingkanälen brechen ein, bspw. Google Ads, Meta, LinkedIn, Tiktok & Co.
• Die Kosten für bezahlte Werbung eines bestimmten Marketingkanals nehmen zu.
• 404 Seiten und somit eine schlechte Nutzererfahrung nehmen zu.

#3: In welchem Intervall soll das Monitoring stattfinden?

• Stündlich
• Täglich
• Monatlich
• bei Anomalien: Welche Trigger?

Stündlich bzw. auch Realtime wäre wünschenswert, geht aber mit Google Analytics leider (noch) nicht, da die Data Freshness aktuell 24-72h beträgt. Die GA4-Daten können daher nur mit einer Latenz von 24h abgefragt werden.

Tipp: Wir nutzen daher ein tägliches Monitoring-Intervall.

#4: Welcher Alert-Kanal?

• Email
• Dashboard
• Slack
• …

Hinweis: In diesem Blogartikel zeigen wir, wie Email-Benachrichtigungen erstellt werden können.

Es sollte allerdings eine Integration gewählt werden, die für dich und dein Unternehmen sinnvoll sind. Wenn Slack oder Teams der wichtigste Kanal ist, sollte über eine Integration in diese Systeme nachgedacht werden.

Alexander Holl von 121Watt hat eine Anleitung für die Alert-Integration in Slack erstellt: >> So erhältst du Google Analytics Custom Alerts in Slack (mit Zapier)

Zusammengefasst

• Welche Stakeholder sollen über Anomalien informiert werden?
• Über welche Anomalien möchten die Stakeholder informiert werden?
• In welchem Intervall sollen deine Daten überwacht werden?
• Über welchen Kanal sollen Alerts versendet werden?

Wenn alle Überlegungen vorab getroffen wurden, kann es mit dem Setup losgehen – jupidupiduuuh:

Schritt 1: GA4 Daten in Google Sheets abfragen

Wir starten mit dem ersten Schritt.

Im ersten Schritt werden die Google Analytics 4 Daten über den “GA4 Report Builder” in Google Sheets abgefragt – automatisiert natürlich:

Die automatisierte Datenabfrage funktioniert super einfach – in nur 6 Schritten:

• Addon installieren
• Addon starten
• Erste Abfrage definieren
• Weitere Abfragen definieren
• Run Report (manuell) zu Testzwecken

Addon installieren

Der “GA4 Report Builder” kann kostenlos im Google Workspace Marketplace installiert werden:

Hinweis: Auch andere Anbieter stellen Google Sheet Addons zur GA4-Datenabfrage zur Verfügung. Diese sind tlw. kostenpflichtig.

Das offizielle, von Google erstellte Addon ist das “GA4 Reports Builder for Google Analytics” und ist kostenlos nutzbar. Ich empfehle dieses zu nutzen.

Mit dem Addon wird die Google Analytics 4 Data API angezapft. In der Entwicklerdokumentation findest du weitere Details zur API und Datenabfrage.

Addon starten

Erstelle ein neues Google Sheets oder öffne ein bestehendes, dass du bearbeiten möchtest.

Starte das Addon für die erste Datenabfrage indem du in Google Sheets –> Sheets Menü –> Erweiterungen –> GA4 Reports Builder für Google Analytics → Create new report auswählst:

Es öffnet sich ein Fenster auf der rechten Seite:

Erste Datenabfrage

Die Datenabfrage über das „GA4 Report Builder“-Addon ist immer gleich aufgebaut.

Du benötigst:

• einen eindeutigen Namen der Abfrage (Report-Name)
• den Google Analytics Account
• die Google Analytics 4 Property
• ein Start- und Enddatum
• die abzufragenden Daten – die GA4 Dimensionen und Metriken

Wähle für die erste Datenabfrage irgendetwas aus – es ist nicht relevant.

Wichtig: Wir benötigen die erste Abfrage über das „Create Report“-Interface, um ein neues Tab „Report Configuration“ von Google zu erhalten.

Die Datenabfrage über den „Report Configuration“-Tab funktioniert wesentlich smarter und zeige ich dir im nächsten Schritt.

Wähle daher bspw. folgendes im „Create Report“-Interface aus:

• Report Name: Mein erster Report
• deinen Google Analytics Account
• deine Google Analytics 4 Property
• Start Datum: yesterday
• End Datum: yesterday
• Dimensionen: z.B. Browser
• Metriken: z.B. totalUsers

Klicke nun weiter unten auf „Create Report“.

Ein neues Sheet „Reporting Configuration“ wird generiert:

Wichtig: Dieses Sheet “Reporting Configuration” ist das Wichtige. Mit diesem werden alle weiteren Abfragen erstellt.

Weitere Datenabfragen

Weitere Datenabfragen können nun ebenfalls über die „Create new report“-Oberfläche (siehe 1. Abfrage) erstellt werden.

Schneller und einfacher geht es allerdings über das “Report Configuration“-Sheet. Wir empfehlen, diesen Weg zu nutzen.

Schauen wir uns im folgenden das „Report Configuration“-Tab im Detail an.

Jede Spalte kennzeichnet eine eigene Datenabfrage:

Wichtig ist, dass du den “Report Name” eindeutig und möglichst sprechend wählst, damit du den Überblick behältst, wenn du im folgenden 20+ Abfragen erstellst.

In unserem Monitoring-Template fragen wir beispielhaft folgende GA4-Ereignisse ab:

• purchase
• add_to_cart
• begin_checkout
• page_view
• lead_submits
• error_notifications

Die Datenabfrage sieht wie folgt aus:

Am Beispiel purchase: 

• Report Name: purchase
• Property ID: <Deine GA4 Property ID>
• Start Date: 60daysAgo
• End Date: 1daysAgo
• Metrics: eventCount (= die Ereignisanzahl)
• Dimensions: date, eventName
• Dimension Filter: {„filter“:{„fieldName“:“eventName“,“stringFilter“:{„matchType“:1,“value“:“purchase“}}}
• Order: {„desc“:true,“dimension“:{„dimensionName“:“date“,“orderType“:“ORDER_TYPE_UNSPECIFIED“}}
• Limit: 1000 (Zeilen)

Erklärungen: 

• Start & End Date: hier wählst du aus, welchen Zeitraum du abfragen möchtest z.B. die letzten 60 Tage
• Metrik eventCount: = die Ereignisanzahl
• Dimension date: = das Datum (für die Sortierung notwendig)
• Dimension eventName: = der Name des Events z.B. purchase
• Filter: siehe nächster Punkt
• Order: siehe nächster Punkt

Tipp: Welche Dimensionen und Metriken zur Verfügung stehen, kannst du in der GA4 Data API unter Dimensionen & Messwerte nachlesen.

Hier sind alle verfügbaren Dimensionen und Metriken inklusive ausführlicher Beschreibung gelistet. >> Zur GA4 Data API Dokumentation

Weitere Einstellungen

Optional gibt es die Möglichkeit, Daten zu filtern sowie zu sortieren:

• Metric Filter
• Dimension Filter
• Order

Hinweis: Filter sind unglaublich wichtig, da die GA4 Data API über einige Limits verfügt. Sind die Limits erreicht, können keine weiteren Daten abgefragt werden!

Pro GA4-Property können nur eine bestimmte Anzahl an Tokens pro Tag und tlw. pro Stunde abgefragt werden – im folgenden ein Auszug:

Es ist also wichtig, die Daten möglichst effizient abzufragen, um nicht sofort in ein Kontingent-Limit zu laufen.

Außerdem helfen Filter die Übersicht zu bewahren.

Beispiel Dimension Filter: {„filter“:{„fieldName“:“eventName“,“stringFilter“:{„matchType“:1,“value“:“purchase“}}}

Über die Dimension „eventName“ werden ALLE Events abgefragt. Das können mitunter sehr viele sein!

Mit dem Filter auf das spezifische Event, welches du monitoren möchtest, reduzierst du die Ereignisse auf ein einziges z.B. purchase.

Damit limitierst du die Datenabfrage und behältst automatisch den Überblick. ✅

Beispiel Limit 1000 Zeilen: Dieses Limit ist sinnvoll um die Datenabfrage auf 1.000 Zeilen zu beschränken und dein Google Sheets nicht zu sprengen.

Datenabfragen testen: Run Reports

Fertig konfiguriert, können die Daten nun abgefragt werden.

Die manuelle Datenabfrage erfolgt in Google Sheets –> Sheets Menü –> Erweiterungen –> GA4 Reports Builder für Google Analytics → Run Reports:

Wenn deine Datenabfragen korrekt konfiguriert sind, erhältst du folgende Success-Meldung:

Für jede Spalte öffnet sich nun ein eigener Tab – befüllt mit den Daten aus Google Analytics:

Hier siehst du bspw. die Daten für die Datenabfrage „Report 1“. Wir sehen die Anzahl der „Nutzer insgesamt“ (Metrik), welche gestern über die verschiedenen Browser (Dimension) auf der ANALYTICSkiste gesurft haben.

Wichtig: In diesem Sheet solltest du keine Änderungen vornehmen, da es bei jeder Datenabfrage aktualisiert wird und Änderungen überschrieben werden.

Alert-Intervall definieren z.B. täglich

Die manuelle Datenabfrage ist großartig, um die Daten während des Monitoring-Setups einzusehen und aufzubereiten.

Nach dem erfolgreichen Monitoring-Setup sollen die Daten jedoch automatisch abgefragt werden.

Das Alert-Intervall kannst du selbst bestimmen.

Tipp: Wir wählen hauptsächlich die „tägliche“-Abfrage als Alert-Intervall, da wir „sofort“ informiert werden wollen, wenn es dramatische Änderungen gibt.

Je nach Use Case kann es aber auch Sinn machen, ein wöchentliches oder monatliches Intervall zu wählen.

Um das Alert-Intervall einzurichten, klicke in Google Sheets –> Sheets Menü –> Erweiterungen –> GA4 Reports Builder für Google Analytics → Schedule Reports:

Es öffnet sich wieder ein Fenster auf der rechten Seite – hier kannst du die gewünschte Frequenz zur Datenabfrage definieren:

Je nach definierten Monitoring-Intervall wählen wir bspw. every day between 2 – 3 a.m.:

Wichtig: Der „GA4 Report Builder“ funktioniert aktuell nur mit US-Ostküsten Zeitzone (Pacific Time).

Wenn du den gestrigen Tag mit abfragen möchtest, musst du frühestens 6 a.m.- 7 a.m. (= 15 Uhr bei uns) auswählen, da die Chancen am höchsten stehen, dass bereits alle GA4-Daten vollständig verarbeitet wurden. Stichwort: GA4 Data-Freshness.

Speichern.

Voila: Die gewünschten GA4-Daten werden nun automatisiert abgefragt und in Form von Tabellen in Google Sheets zur Verfügung gestellt. ✅

Weiter geht’s mit Schritt #2 im Monitoring-Setup:

Schritt 2: Alert Setup & Datenaufbereitung

Im zweiten Schritt müssen die GA4-Daten aufbereitet sowie die Bedingungen, wann eine Abweichung “höchst dramatisch” oder “hammermäßig gut” ist definiert werden:

Hier sind dir visuell keine Grenzen gesetzt – je übersichtlicher desto besser.

Eine erste Version unseres aktuellen Alert-Systems sieht wie folgt aus (und muss optisch noch ein wenig optimiert werden):

Abgefragt werden folgende Google Analytics 4 Ereignisse (Events):

• purchase
• add_to_cart
• begin_checkout
• page_view
• lead_submits
• error_notification

Spalte A wird nur für die Google Sheets Formeln benötigt und kann am Ende des Setups ausgeblendet werden.

Spalte B zeigt den Ereignis-, Dimensions- oder Metrik-Namen, sprich die Information die überwacht werden soll.

Hinweis: Die Eventnamen in Spalte B machen wir gerne klick bar und hinterlegen den Link zu einem Google Analytics 4 Standard- oder Custom-Report.

Somit kann bei einem Alert sofort in die Detailanalyse eingestiegen werden – ohne das der Report erst mühsam gesucht werden muss.

Spalte C zeigt den Durchschnittswert der letzten 60 Tage.

Google Sheets Formel für den Durchschnitt der letzten 60 Tage: 

=AVERAGE(INDIRECT(A2&“!C17:C“&(17+’Alert Settings‘!$A$4)))

Spalte D zeigt den letzten abgefragten Wert inkl. Datum, damit wir sofort die Aktualität des Alert sehen.

Spalte E ist die Alert-Bedingung und zeigt, ob die Daten „zu hoch“ (= positiv), „zu niedrig“ (=negativ) oder „normal“ sind.

Google Sheets Formel für die Alert-Bedingung: 

=IF(D2<(C2-(C2*20%));“ZU NIEDRIG“;IF(D2>(C2+(C2*100%));“ZU HOCH“;“Normal“))

• Zu niedrig: Wenn der gestrige Tag (Spalte D) mehr als 20% kleiner ist, als der Durchschnitt der letzten 60 Tage (Spalte C).
• Zu hoch: Wenn der gestrige Tag (Spalte D) mehr als 100% größer ist, als der Durchschnitt der letzten 60 Tage (Spalte C).
• Normal: = Default

Wichtig: Wann ein Alert gesendet wird, kann individuell je Ereignis, Dimension und Metrik bestimmt werden.

Spalte F: Sparkline zur Datenvisualisierung.

Eine Sparkline macht den Peak oder Drop sichtbar und hilft diesen nochmal besser einzuordnen. Außerdem ist sofort sichtbar, ob und wann sich die Daten wieder erholt haben.

Google Sheets Formel für die Sparkline: 

=SPARKLINE(INDIRECT(A2&“!C16:C“&(17+’Alert Settings‘!$A$4));{„rtl“\true;“ymin“\0;“linewidth“\2;“color“\IF(E2=“ZU HOCH“;“Orange“;IF(E2=“ZU NIEDRIG“;“Red“;“Green“))})

Voila: Die GA4-Daten sind aufbereitet und die Alert-Bedingungen hinterlegt. ✅

Weiter geht’s mit Schritt #3 im Monitoring-Setup:

Schritt 3: Email Automatisierung einrichten

Im dritten und letzten Schritt wird die automatische Email-Benachrichtigung erstellt, um sofort informiert zu werden wenn die GA4-Daten „zu hoch“ oder „zu niedrig“ sind:

Für die automatische Email-Benachrichtigung nutzen wir das „Schedule & Send Email“-Addon für Google Sheets, welches ebenfalls kostenlos im Google Workspace Marketplace heruntergeladen werden kann.

Hinweis: Auch andere Anbieter stellen Google Sheet Addons für den automatischen Email-Versand zur Verfügung. Diese sind tlw. kostenpflichtig.

Das „Schedule & Send Email“-Addon haben wir entwickelt und ist, bis auf einige sehr advancte Features, kostenlos nutzbar. Wir empfehlen daher dieses zu nutzen.

Das Setup erfolgt wieder in 6 einfachen Schritten:

• Addon installieren
• Addon starten
• Neuen Schedule erstellen
• Export Settings definieren: Welches Sheet soll exportiert werden?
• Email Settings definieren: An wen sollen die Sheets versendet werden?
• Schedule Settings definieren: Wann soll die Email versendet werden?

Hinweis: >> Hier geht es zur Schritt-für-Schritt Anleitung Schedule & Send-Tutorial (DE).

Die Schedule & Send Konfiguration kann wie folgt aussehen:

Für die Export-Settings wähle deine aufbereiteten Alert-Daten:

Für die Email-Settings wähle deine Empfänger und definiere den Email-Inhalt:

Für die Schedule-Settings füge einen Schedule für den täglichen Versand zwischen 3 p.m. und 4 p.m. aus, falls du die automatische Datenabfrage zwischen 6 p.m. und 7 p.m. eingerichtet hast. Die Daten werden somit täglich zwischen 16 und 17 Uhr aktualisiert und anschließend geprüft, ob eine Email versendet werden soll.

Wichtig: Eine Email wird nur versendet, wenn in der Result-Spalte-E „zu hoch“ oder „zu niedrig“ vorkommt.

Bei „normal“ wird keine Email versendet!

Voila: Dein Setup ist fertig. ✅

Ab sofort verpasst du nie wieder eine Anomalie (Peak oder Drop) in deinen Google Analytics Daten. 🙌

Fazit: Automatisiertes Monitoring ist Gold wert

Ein automatisiertes Google Analytics Tracking-Monitoring ist Gold wert, wenn du ordentlich mit Google Analytics und deinen Daten arbeiten möchtest.

Andernfalls läufst du Gefahr, Anomalien wie Peaks & Drops zu übersehen, die zu Lücken in der Datenerfassung führen.

Alle plötzlichen und extremen Daten-Abweichungen sind wertvolle Informationen über eine Veränderung auf der Website und gehören überprüft – wozu sonst hast du Google Analytics im Einsatz?

Das kann jedoch keinesfalls manuell passieren.

Mit Google Sheets kann sehr schnell ein individuelles Tracking-Monitoring aufgesetzt werden – in nur 3 Schritten:

• Das Google Sheets Addon „GA4 Report Builder“ um deine Google Analytics Daten in Google Sheets abzufragen.
• Google Sheets Formeln und Funktionen um deine Daten automatisch zu überwachen.
• Das Google Sheets Addon „Schedule & Send Emails“ um automatisch Email-Alerts zu versenden.

Damit du möglichst schnell in den Prozess eintauchen und mit deinem GA4-Monitoring starten kannst, kannst du hier die Vorlage für unser Template herunterladen:

Template zum Download

Hinweis: Der Link zum Google Sheet wird direkt nach Eingabe deiner Emailadresse ⬇️hier drunter⬇️ angezeigt.

MeasureCamp Berlin Slides

Matthias hat am MeasureCamp Berlin einen Vortrag zum Thema GA4 Tracking-Monitoring gehalten. Die Slides kannst du auf Slideshare nachlesen:

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💡 Happy Analyzing

Michaela & Matthias